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=Présentation=
L'objet de cette page est de regrouper les informations concernant le module de gestion des données dans OpenFlyers.

Le module de gestion des données aide le gestionnaire d'une structure à être en conformité avec le [[Règlement Général sur la Protection des Données|Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)]].


Ce module permet de gérer ces durées de conservations et de supprimer toutes données obsolètes au sein de la base de données. Il permet également de générer le registre de traitement des données.

==Affichage==
L'interface de la gestion des données se présente sous la forme d'un tableau contenant une ligne par [[#Catégorie|catégorie de données]] :

Avec pour chaque catégorie les éléments suivants :
*Traitement effectué
*Finalité
*Type de données
*Modalité de collecte (Si elle est manuelle ou automatique)
*Espace de stockage
*Responsable du traitement
*Profils habilités à consulter avec le nombre de personnes concernées
*Profils habilités à modifier avec le nombre de personnes concernées
*Utilisateurs concernés
*Durée de conservation en jours
*Date la plus ancienne
*Nombre de données obsolètes
*Nombre de données non obsolètes

Pour chaque catégorie, il est possible de :
*Modifier les durées de conservation (pictogramme crayon)
*Modifier le responsable de traitement (pictogramme crayon)
*Supprimer les données obsolètes (pictogramme corbeille)

Le tableau d'affichage peut constituer en tant que tel un [[Règlement Général sur la Protection des Données#Registre de traitement des données|registre de traitement des données]].

==Catégorie de données==

Les catégories de données représentent les différents types de traitement effectuées au sein de la plateforme OpenFlyers.

Les catégories d'Openflyers sont les suivantes :
*Activités ''(ne comprend pas les vols de formation)''. 
*Comptabilité : deux traitements possibles :
**Les entrées comptables
**Les comptes utilisateurs
*Formations ''(centré autour des activités d'instruction)''
*Utilisateurs
*Réservations
*Validités

==Contraintes d'obsolescence==
Afin de déterminer si une donnée est obsolète, chaque [[#Catégorie-de-données|catégorie]] possède ses propres contraintes.

Pour qu'une donnée obsolète soit supprimable, certaines [[#Catégorie-de-données|catégories]] ont des contraintes supplémentaires. 

;Activités
*La date de l'activité doit être antérieure à la durée de conservation 
*<span style="color:red">'''Supprimable :''' Aucune entrée comptable ne doit y être associée</span>

;Comptes
*Le compte doit être désactivé
*<span style="color:red">'''Supprimable :''' Aucune entrée comptable ne doit y être associée</span>

;Entrées comptables
*L'entrée comptable doit dépasser la durée de conservation
*Le compte associé doit avoir une balance dont la date doit être postérieure à celle de l'entrée comptable
Lors de la suppression des données obsolètes, les données comptables d'une année entière sont supprimées

;Formations
*La date de l'activité associée doit dépasser la durée de conservation 
*<span style="color:red">'''Supprimable :''' Aucune entrée comptable ne doit y être associée</span>

;Réservations
*La date de la réservation doit dépasser la durée de conservation 
*<span style="color:red">'''Supprimable :''' Aucune entrée comptable ne doit y être associée</span>

;Utilisateurs
*L'utilisateur doit être désactivé
*<span style="color:red">'''Supprimable :''' Il ne doit pas exister de donnée liée</span>:
**Aucun compte bancaire
**Aucune réservation
**Aucun vol et formation

;Validités
*La date d'expiration doit dépasser la durée de conservation

=Utilisation=

==Accéder à l'interface==
*'''Admin > Structure > Données > Conservation des données'''

==Modifier les durées de conservation==
*[[#Accéder-à-l'interface|Aller vers l'interface de gestion de données]]
*Cliquer sur l'icone représentant un crayon 
*Entrer la nouvelle durée de conservation voulue en jours
*Valider

Attention, certaines durées ont un minimum pour des raisons légales.

==Supprimer des données==

*[[Compte-client-OpenFlyers-et-mod%C3%A8le-commercial#Plateforme-suppl%C3%A9mentaire-de-test|Créer une plateforme de bac à sable]] et tester dans un premier temps sur celle ci
*[[#Accéder-à-l'interface|Aller vers l'interface de gestion de données]]
*Cliquer sur la corbeille liée à la catégorie à supprimer
*Vérifier que la suppression s'est correctement faite
*Répéter l'opération sur la plateforme

La suppression ne se fait que pour la catégorie de données correspondantes selon [[#Contraintes-d'obsolescence|les contraintes associées]].