Gestion-des-disponibilités

Présentation

L'objet de cette page est de présenter les procédures pour :

• Gérer la disponibilité des intervenants
• Gérer la disponibilité des ressources
• Restreindre les disponibilités d'un type d'activité

Principe

Pour la gestion des disponibilités des intervenants et des ressources, il existe deux types de disponibilités :

• Les disponibilités régulières qui reviennent chaque semaine, par exemple : le lundi de 9h00 à 18h00.
• Les disponibilités exceptionnelles (ou les indisponibilités exceptionnelles) sont ponctuelles : présent (ou absent) le 1er décembre de 8h00 à 12h00.

Les indisponibilités exceptionnelles prennent le pas sur les disponibilités régulières.

Pour la gestion des restrictions de disponibilités des activités, il existe seulement la notion de disponibilité régulière.

Il est possible de cumuler ces types pour avoir une flexibilité maximal. Exemple :

• Disponible du Lundi 8h00 au Mercredi 19h00 en permanent
• Disponible du Vendredi 8h00 au Samedi 19h00 en permanent
• Absent du 15 Juillet au 30 Juillet pour raison de congé

Pause dans la journée

Si l'intervenant a une pause déjeuner, il faut créer des disponibilités par demi-journées pour chaque jour concerné, en présence régulière. Exemple : un intervenant est présent du lundi au vendredi, de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00. Alors il faut créer, pour chaque journée de la semaine concernée, une disponibilité de 9h00 à 12h00 et une autre de 14h00 à 18h00.

Disponibilité permanente

Si une ressource ou un intervenant doit tout le temps apparaitre comme disponible, alors il faut lui créer une disponibilité régulière sur une seule jour, avec une heure de début et de fin identiques. Exemple : disponible du "Lundi 0h00" au "Lundi 0h00".

En cas de problème

• Afficher la liste des disponibilités
• Supprimer tous les créneaux
• Reconstruire les disponibilités

Utilisation

Gérer la disponibilité des intervenants

Prérequis

• Pour gérer ses propres disponibilités, un intervenant (formateur, instructeur, moniteur, mécanicien, etc.) doit disposer du droit Gérer ses disponibilités.
• Pour gérer les disponibilités de toutes les intervenants, un gestionnaire doit disposer du droit Gestion des disponibilités des tiers.

Procédure

• Aller dans Planning > Données > Tierces > (In)disponibilités

Voir le chapitre ci-dessus Principe pour la description des types de disponibilités.

Gérer la disponibilité des ressources

Prérequis

• Disposer du droit Gestion des disponibilités des ressources

Procédure

• Aller dans Gestion > Ressources > (In)disponibilités

Voir le chapitre ci-dessus Principe pour la description des types de disponibilités.

Restreindre les disponibilités d'un type d'activité

Contexte

Par défaut, un type d'activité est disponible à tout moment pour la réservation. Il est possible de restreindre sa disponibilité à des créneaux hebdomadaires récurrents (par exemple, un type d'activité Vol de nuit uniquement disponible le vendredi et le samedi soir).

• Un type d'activité sans aucune restriction définie reste disponible à tout moment
• Dès qu'au moins une restriction est définie, le type d'activité n'est disponible que pendant les créneaux ainsi définis ; toute réservation en dehors de ces créneaux sera bloquée, aussi bien pour les réservations internes que pour les réservations externes
• Les horaires saisis sont exprimés en heure locale de la structure
• pour les réservations internes, les utilisateurs disposant du droit Surpasser l'indisponibilité des activités peuvent malgré tout enregistrer une réservation en dehors des créneaux définis : le blocage devient alors un message d'avertissement à confirmer, au lieu d'un blocage strict.

Ajouter une restriction de disponibilité à un type d'activité

• Aller sur la page Admin > Types d'activités > Types d'activités > Restrictions de disponibilité
• Cliquer sur le bouton Ajouter
• Sélectionner le type d'activité concerné
• Saisir le jour et l'heure de début Disponible du et le jour et l'heure de fin au du créneau
• Cliquer sur le bouton Ajouter

Il est possible d'ajouter plusieurs restrictions pour un même type d'activité (par exemple une par jour de la semaine), le type d'activité sera alors disponible dès qu'au moins une des restrictions couvre la période demandée.

Modifier une restriction de disponibilité

• Aller sur la page Admin > Types d'activités > Types d'activités > Restrictions de disponibilité
• Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée Modifier sur la ligne correspondant à la restriction à modifier
• Modifier le type d'activité, le jour ou l'heure de début/fin
• Cliquer sur le bouton Modifier

Supprimer une restriction de disponibilité

• Aller sur la page Admin > Types d'activités > Types d'activités > Restrictions de disponibilité
• Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée Supprimer sur la ligne correspondant à la restriction à supprimer

Si c'était la dernière restriction définie pour ce type d'activité, celui-ci redevient disponible à tout moment.