Gestion-des-profils

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des profils sur la version 4 d'OpenFlyers.

Les profils attribués par défaut à un utilisateur créé automatiquement sont définis dans Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut.

Définition

• Un profil correspond à un ensemble de droits qui définissent les actions que peut effectuer un utilisateur dans l'application OpenFlyers.
• Un utilisateur peut disposer de plusieurs profils. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du tableau de gestion des utilisateurs.

Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.

Icônes symbolisant les droits des profils

Dans la page Admin > Utilisateurs > Profils, il faut distinguer deux éléments pour comprendre le principe des icônes. Il y a les droits d'un côté et les profils de l'autre.

Les droits constituent les entêtes du tableau. Chaque entête de colonne correspond à un droit. L’icône a été attribuée à l'ensemble de ces droits sauf deux :

• Profil non sélectionnable par l'utilisateur de l'onglet Généralités à laquelle l'icône à été attribuée
• Voir les noms sur les réservations de l'onglet Réservations à laquelle l'icône à été attribuée

Les profils correspondent à chaque ligne du tableau. L'icône d'un profil est variable et dépend des droits qui lui sont attribués.

1. L'icône d'un profil sera si le droit Profil non sélectionnable par l'utilisateur ci-dessus est coché
2. L'icône d'un profil sera si aucun droit n'est attribué au profil à l'exception du droit Voir les noms sur les réservations ci-dessus qui peut être coché ou non
3. Dans tous les autres cas, l'icône d'un profil sera

Définition des icônes représentant des droits

 : Droit qui définit un profil de base.

 : Droit qui rend un profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.

 : Droit qui rend un profil de type "kiosque" (voir Kiosque PC) permettant de consulter le planning uniquement. Si au moins un droit de base est activé, le profil devient un profil de base.

Définition des icônes attribuées aux profils

 : Profil de base

 : Profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.

 : Profil de type "kiosque" (voir Kiosque PC) permettant de consulter le planning uniquement. Toute modification ou saisie par un utilisateur nécessitera une identification par le biais d'une fenêtre "pop-up" demandant à l'utilisateur son propre identifiant et mot de passe.

Niveau d'accréditation des droits et des profils

Les niveaux d'accréditation vont de 0 à 6 :

• 0 représente le niveau le plus bas
• 6 représente le niveau le plus élevé

Chaque droit dispose d'un niveau d'accréditation qui lui est propre : plus le droit permet de faire des actions pouvant avoir des conséquences sur les données, plus le niveau d'accréditation est élevé.

Chaque profil dispose également d'un niveau d'accréditation. Le niveau d'accréditation d'un profil correspond au niveau d'accréditation le plus élevé des droits détenus par le profil.

La page Admin > Utilisateurs > Profils indique les niveaux d'accréditation à la fois des droits et des profils :

• Les droits sont indiqués dans les entêtes de chaque colonne. Le niveau d'accréditation du droit est indiqué en dessous du nom du droit dans un cercle.
• Les profils sont indiqués à chaque ligne du tableau. le niveau d'accréditation du profil est indiqué en dessous du nom du profil dans un cercle.

Le niveau d'accréditation 6 est affiché en inverse vidéo par rapport aux autres niveaux pour le distinguer.

Un gestionnaire disposant le droit de gérer des utilisateurs ne peut attribuer un profil à un utilisateur qui soit plus élevé que le profil le plus élevé qu'il détient lui-même.

Lorsqu'une plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs avec le niveau 6, une alerte de configuration est affichée.

Lorsqu'un droit de niveau 6 est accordé à un profil, une alerte est générée si cela entraîne plus de 3 utilisateurs de niveau 6.

Profils

La gestion des profils s'effectue depuis le menu Admin > Utilisateurs > Profils.

Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet Activités est disponible.

Généralités

Profil non sélectionnable par l'utilisateur

Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les profils non sélectionnables ne seront pas proposés parmi la liste. Ce droit ne peut pas être attribué à un profil ayant des droits de gestion.

Pas de déconnexion automatique

Ce droit permet d'éviter la déconnexion automatique de la session au bout de 10 minutes et étend la connexion à 2 heures.

Accès visiteur

L'accès visiteur permet de créer un compte visiteur donnant un accès limité destiné à pouvoir être utilisé par n'importe quelle personne.

Cet accès permet également de créer un lien vers OpenFlyers avec une connexion automatique en passant les identifiants via l'URL.

Si un visiteur peut réserver - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, le système va générer automatiquement un compte utilisateur à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte.

Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité

Permet à un utilisateur de modifier sa date de naissance, sa nationalité et/ou son sexe dans sa fiche personnelle.

Voir ses validités

Permet d'accéder à ses validités depuis le planning.

Ajout et gestion de ses validités

Permet à un utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités qui sont dans la liste Type de validité que l'utilisateur peut gérer et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

Gestion de ses validités détenues

Permet à un utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste Type de validité que l'utilisateur peut gérer et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

Surpasser les restrictions sur les validités

Permet à un utilisateur de surpasser les restrictions d'accès dues à des validités expirées, incomplétes ou non certifiées qui sont appliquées à la connexion.

Voir le chapitre Alerte à la connexion pour le paramétrage des restrictions sur les validités.

Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion par un administrateur référent.

Editer sa photo

Permet à un utilisateur d'importer ou de supprimer sa photo dans sa fiche personnelle.

Réservation

Alertable par e-mail pour toute réservation

Permet la notification par e-mail pour toute réservation.

Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation

Permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.

Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée

Autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.

Etre sur une nouvelle réservation

Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisé à être sur une des places.

Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profil concerné et n'ayant pas de droit Réservation solo, Réservation pour des tiers ou Réservation avec un instructeur.

Gestion des disponibilités des ressources

Sur l'ancienne interface, permet de gérer la disponibilité des ressources et de les immobiliser (pour entretien, maintenance, réparation, arrêt d'activité, ...).

Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation, il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la période demandée.

Gestion des disponibilités des tiers

Permet de gérer la disponibilité des utilisateurs.

Personnaliser ses ressources visibles

Permet de personnaliser la liste des ressources et utilisateurs visibles dans le planning depuis sa fiche utilisateur.

Planning individuel visible pour les autres

Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.

Planning personnel

Permet de visualiser son propre planning.

Réservation de programmes

Autorise le positionnement automatique des activités d’un programme de formation dans le planning.

Réservation en solo

Autorise un utilisateur de réserver une ressource avec lui-même en première place.

Réservation pour des tiers

Autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers).

Réservation avec un instructeur

Autorise la réservation d'une ressource avec une personne en seconde place.

Supprimer une réservation avec une date de début dépassée

Autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.

Surpasser l'indisponibilité des instructeurs

Autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).

Surpasser l'indisponibilité des ressources

Autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).

Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps

Autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de".

Surpasser la limite de durée minimum

Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.

Surpasser la limite de durée maximum

Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.

Surpasser la limite de temps

Autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.

Surpasser la limite de nombre

Autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.

Surpasser la réservation par type

En cas de chevauchement, cela permet de déplacer la réservation sur une autre ressource de type différent.

Surpasser les formules de saisie

Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.

Voir les images des pilotes sur le menu contextuel

Permet de visualiser images des pilotes associés à chaque réservation sur le menu contextuel lorsqu'on survole ou effectue un clic droit sur la réservation.

Voir les noms sur les réservations, les activités réalisées et la liste des utilisateurs

Permet de visualiser les noms des utilisateurs sur la page du planning à la fois pour les réservations et les activités réalisées.

Voir les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées

Permet d'afficher les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées.

Activités

Alertable par email pour toute saisie d'activité

Description

Ce droit permet aux gestionnaires de s'abonner aux notifications par emails dès lors qu'une activité est saisie par un utilisateur en renseignant un champ suivi par le gestionnaire.

Cas d'usage

Suivi des remarques de maintenance.

Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs

Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par un e-maild'information des actions des utilisateurs sur des validités à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

Attribution de place

Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs qui se nttrouve à la saisie d'une réservation ou d'une activité.

Ces listes sont accessibles depuis Planning > Planning > Réserver et Planning > Activités > Saisir une activité.

La page Admin > Type de ressource > Places permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

Etre sur une nouvelle fermeture d'activité

Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit Saisie d'activité pour soi-même ou Saisie d'activité pour un tiers.

Etre sur une nouvelle ouverture d'activité

Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit Saisie d'activité pour soi-même ou Saisie d'activité pour un tiers.

Saisie d'activité pour soi-même

Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols.

Permet également de supprimer ses propres vols depuis son carnet de vol et depuis le carnet de route.

Saisie d'activité pour un tiers

Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs.

Permet également de supprimer les vols des tiers depuis le carnet de vol d'un utilisateur et depuis le carnet de route.

Vérifier la saisie des activités et les modifier

Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).

Voir les activités de tous

Permet :

• d'accéder au carnet de route de chaque ressource aéronef
• de voir les activités réalisées sur le planning si le paramètre Affichage possible des activités réalisées dans le planning est activé

Voir ses activités

Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.

Visualiser les traces de vol

Permet de visualiser les traces d'un vol.

Formations

Voir les suivis de formations

Autorise l'utilisateur à voir les suivis de formations de tous les utilisateurs.

Gestion des formations

Ce droit permet la gestion des formations.

Comptes

Gestion des comptes

Couplé à d'autres droits, permet de créer et modifier les intitulés des comptes (boutiques, espèces, etc.) ainsi que d'accéder à la comptabilité.

Permet lors de la visualisation des écritures d'un compte :

• de pouvoir consulter les écritures des comptes affectés
• de pouvoir consulter une facture client ou un reçu
• de pouvoir contrepasser les écritures
• de pouvoir lettrer les écritures

Permet d'importer des relevés bancaires

Ce droit inclut les droits Gestion des types d'encaissements et Voir les comptes.

Voir les comptes

Permet de voir tous les comptes, de visualiser la liste des mouvements et de consulter les factures clients et les reçus.

Couplé au droit Saisir les encaissements pour les tiers, il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut les privilèges du droit Voir les comptes utilisateurs.

Voir les comptes utilisateurs

Permet de voir tous les comptes utilisateurs et de consulter les factures clients et les reçus.

Couplé au droit Saisir les encaissements pour les tiers, il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.

Gestion des comptabilités

permet la gestion des comptabilités

Gestion des types d'encaissements

Permet la gestion des types d'encaissements.

Encaisser ses paiements

Permet à l'utilisateur de saisir ses propres paiements, de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne peut pas saisir les types d'encaissements qui sont Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers.

Saisir les encaissements pour les tiers

Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent.

Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert

autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié

Valider les encaissements

pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.

Recevoir de l'argent

Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la configuration de la ventilation des types d'encaissements.

Transfert de son compte

Permet le transfert de compte à compte depuis la page Planning > Comptes > Actions > Transférer.

Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit Transfert de son compte sans validation) depuis cette page sont validés automatiquement.

Transfert de son compte sans validation

Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit Transfert de son compte est affecté au profil.

Conseil OpenFlyers : Ce droit a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "Donner c'est donner, reprendre c'est voler". L'attribution du seul droit Transfert de son compte permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.

Saisir tout flux

Permet de :

• saisir des flux depuis Gestion > Comptes > Flux > Saisir
• de modifier/supprimer des flux non validés
• de consulter la liste des flux depuis Gestion > Comptes > Flux > Valider
• de visualiser la liste des mouvements
• d'importer des relevés bancaires

Valider tout flux

Permet de valider les flux de la page Gestion > Comptes > Flux > Valider.

Ce droit n'a effet que si le droit Saisir tout flux est affecté au profil.

Paramétrage de la facturation

Permet de gérer les règles de facturation des activités et de facturation périodique.

Saisie des valeurs de facturation

Permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation

Compte sur lequel un utilisateur peut agir

Permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.

Surpasser la limitation du solde du compte

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de restriction d'accès, de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque une restriction sur les soldes est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.

Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion par un administrateur référent.

Surpasser le seuil de transfert de compte

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas être bloqué lorsque une restriction sur les soldes est en place et qu'il ne dispose pas d'un solde suffisant.

Ventes

Gestion globale des ventes

Permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et validités à vendre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

Achat ventes libres

Autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

Acheter pour les tiers

Autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers.

• Couplé au droit Gestion des utilisateurs, il permet de gérer les validités à vendre d'un tiers.
• Couplé au droit Vente de produit sans tarif, il permet de vendre des produits sans tarif.

Vente de produit sans tarif

Autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif. Nécessite le droit Acheter pour les tiers.

Débrayage des ventes de validités

Autorise à ajouter et modifier la date d'expiration d'une validité à vendre sans débiter le compte.

Achats

Gestion des achats

Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.

Admin

Gestion du paramétrage

Ce droit est nécessaire pour accéder aux pages permettant de paramétrer la plateforme et fait apparaitre le menu Structure avec les items :

• Admin > Structure > Données > Conservation des données
• Admin > Structure > Structure > Canaux de communications
• Admin > Structure > Structure > Paramétrage
• Admin > Structure > Structure > Coordonnées
• Admin > Structure > Variables > Définition
• Admin > Structure > Variables > Actualisation
• Admin > Structure > Variables > Champs métiers
• Admin > Structure > Export SQL > Complet
• Admin > Structure > Imports > Templates ODT

Ce droit fait également apparaitre des items utiles au paramétrage mais présents dans d'autres menus :

• Couplé au droit Gestion des utilisateurs, dans le menu Admin > Utilisateurs :
  • Admin > Utilisateurs > Champs métiers
  • Admin > Utilisateurs > Statuts
• Admin > Types d'activités > Actifs
• Admin > Types d'activités > Champs métiers
• Ventes > Champs métiers > Champs métiers

Gestion des profils

permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !

Gestion des utilisateurs

Permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des validités à vendre. Couplé au droit Acheter pour les tiers, il permet de gérer les validités qui sont à vendre.

Gestion des ressources

Permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs et la gestion des statuts.

Permet d'accéder à la liste des documents qui sont associés aux ressources et leur gestion (Ajouter, modifier, supprimer). Permet aussi de gérer la liste des catégories de ces documents.

Gestion des rapports

Fait apparaître le menu Gestion > Rapports avec les items :

• Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Champs métiers
• Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier
• Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser
• Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Activités et coûts
• Gestion > Rapports > Bibliothèque

Fait apparaître la case à cocher Mémoriser ce choix.

Voir tous les rapports

Fait apparaître le menu Rapports avec les items :

• Rapports personnalisés > Visualiser
• Rapports spécifiques > Vols et coûts

Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.

Fait apparaître la case à cocher Mémoriser ce choix.

Gestion des logs

Fait apparaître le menu Admin > Logs avec les items :

• Admin > Logs > Actions effectuées
• Admin > Logs > Adresses IP bloquées
• Admin > Logs > Historique d'une réservation
• Admin > Logs > Identifiants bloqués
• Admin > Logs > Requête utilisateur en attente

Envoyer et suivre les e-mails

Permet d'accéder à la page Mailing et de suivre les emails.

Accès aux tableurs

Permet d'accéder aux fichiers tableurs depuis le menu.

Gestion des communications

Permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.

Profils Plus

• Admin > Utilisateurs > Profils plus

Ajouter un profil depuis Profils plus

• Cliquer sur une cellule contenant le caractère +
• remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
• pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
• le nouveau profil est placé à la fin du tableau

Modifier un profil depuis Profils plus

• Cliquer sur une cellule du profil à modifier
• remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"

Colonnes du tableau Profils Plus

Nom (du profil)

Nom du profil

Type de compte requis

Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil

Champ métier visible par le profil sur le formulaire utilisateur ou sur le planning

Permet d'afficher ou de cacher les champs métiers des formulaires présents dans :

• Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle
• Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs
• Planning > Planning > Réserver

Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même

Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut ajouter/acheter/mettre/supprimer (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui-même. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis Planning > Données > Personnelles > Validités.

Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils.

Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier

Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut gérer et certifier.

Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils.

Tous les utilisateurs détenant un profil pouvant certifier un type de validité coché recevront un e-mail lorsqu'une validité d'un des types choisis sera ajoutée par un utilisateur et en attente de certification.

NB: Pour que la notification soit effective, il faut également que l'utilisateur ait coché l'option Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification dans sa fiche personnelle (onglet Notifications).

Contrats non requis

Voir la définition de validité-contrat.

Permet de définir les validités-contrats qui ne sont pas requises pour certains profils.

Les utilisateurs ne disposant que de profils exemptés, ne se verront pas demandés la signature des validités-contrats à la connexion. Tous les autres utilisateurs doivent signer chacun des contrats s'ils disposent d'au moins un profil non-exempté ou si la validité-contrat est requise pour tous les profils.

La signature des validités-contrats, se fait juste après l'identification à la connexion. Le formulaire apparait tant qu'il reste au moins un contrat non-signé. L'utilisateur ne peut passer outre ce processus.

Attribution de place

Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol.

Ces listes sont accessibles depuis Planning > Planning > Réserver et Planning > Activités > Saisir une activités.

La page Admin > Type de ressource > Places permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

Profils visibles

Dans les pages Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle, Gestion > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut, on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning.

La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits Planning personnel et Planning individuel visible pour les autres. La colonne Profils visibles permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.

Attention : Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).

Types de ressources visibles

Dans les pages Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle, Gestion > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut, on peut sélectionner les ressources dont on souhaite voir le planning ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et d'activité.

La colonne Types de ressources visibles permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

Comptabilités visibles

Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.

Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs

Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

Utilisation

Ajouter un profil

Depuis l'interface dynamique :

• Cliquer sur l'icône de menu correspondant à la gestion des profils
• Ajouter une ligne
• Compléter les cellules
• L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
  • Nom du profil : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.

Depuis l'interface légère :

• Aller sur Admin > Utilisateurs > Profils
• En-dessous du tableau listant les profils, cliquer sur le bouton AJOUTER UN PROFIL
• Renseigner les droits pour chaque onglet
• Aller sur Admin > Utilisateurs > Profils plus
• Renseigner les colonnes pour la ligne du profil nouvellement créé

Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant

• Procéder à l'ajout de ligne dans un tableau.
• Saisir par exemple comme nom Non restreignable.
• Toujours dans Admin > Utilisateurs > Profils, onglet Généralités, cocher pour ce profil le droit Profil non sélectionnable par l'utilisateur.
• Dans l'onglet Gestion des comptes, sélectionner le droit Surpasser la limitation du solde du compte pour le profil concerné

Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.

Créer un profil empêchant tout surpassement

Il peut être nécessaire d'empêcher un utilisateur de pouvoir réserver ou saisir une activité même en recourant à l'aide d'un tiers qui disposerait de droits permettant de surpasser des restrictions, que cela soit sur des comptes ou sur des validités.

Cela peut être le cas, par exemple, pour la détention d'une validité Cotisation périmée ou lorsque le solde du compte utilisateur est insuffisant (cf. Restriction d'accès en cas de solde insuffisant).

Pour mettre en place une telle restriction, il faut :

• Ajouter un profil en lui attribuant l'ensemble des droits (ne pas oublier la page Admin > Utilisateurs > Profils plus
• Modifier le profil nouvellement créé
  • Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir ouvrir un vol : dans l'onglet Activités, décocher le droit Etre sur une nouvelle ouverture d'activité
  • Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir être sur une réservation : dans l'onglet Réservation, décocher les droits Etre sur une nouvelle réservation, Réservation solo et Réservation avec un instructeur

Droits particuliers

• GÉNÉRALITÉS / Profil non sélectionnable par l'utilisateur : ce droit n'est applicable que si les utilisateurs disposant du profil concerné possèdent au moins un autre profil sélectionnable à la connexion.
• GÉNÉRALITÉS ADMIN / Gestion des profils : au moins un profil doit posséder ce droit.

Modifier un profil

La modification des profils s'effectue selon les règles d'édition des données d'un tableau.

Supprimer un profil

• La suppression d'un profil est possible uniquement si les utilisateurs disposant de ce profil possèdent aussi au moins un autre profil.
• Procéder à la suppression de ligne dans un tableau.

Valeurs par défaut lors de la création d'un profil

Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :

• Tous les Profils visibles
• Tous les Types de ressources visibles
• Toutes les Comptabilités visibles
• Les Attribution de place correspondants à la première place de chaque type de ressource