Gestion des écritures comptables: Difference between revisions

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__TOC__
=Présentation=
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des écritures comptables''' dans la [[Accueil4|version 4 d'OpenFlyers]].
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des écritures comptables''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].


=Ecriture négative=
=Types de flux générés par OpenFlyers=
Sur OpenFlyers, il existe plusieurs types de [[Comptabilité#Flux|flux]] pouvant être générés et nécessitant un [[Gestion des profils#Onglets|ensemble de droits]] afin de pouvoir les créer, modifier et/ou supprimer.


Pour respecter [[Accounting_entries#R.C3.A8gles_sur_les_.C3.A9critures|la règle qu'il ne peut y avoir d'écriture négative en comptabilité]], les écritures générées sont automatiquement corrigées de telle sorte que :
De plus, selon le type de flux, certains sont validés automatiquement dès leur enregistrement et d'autres peuvent être modifiés/supprimés à posteriori. Les flux modifiables à posteriori sont indiqués dans la colonne "Modifiable" du tableau ci-dessous. Ils doivent être [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|validés manuellement]].
* si l'écriture a un débit négatif alors ce débit est porté au positif dans le crédit puis le débit est mis à 0.
* si l'écriture a un crédit négatif alors ce crédit est porté au positif dans le débit puis le crédit est mis à 0.


=Fusion des écritures comptables=
{| class="wikitable"
La fusion des écritures comptables consiste à regrouper deux écritures ou plus en une seule. Exemple :
|-
!Nom!!Flux comptable!!Génération!!Modifiable!!Droits requis
|-
|Achat de produit||[[Écritures-comptables#Facture-client|facture client]]||Saisie d'achat de produit||Oui||[[Gestion-des-profils#Gestion-globale-des-ventes|'''Gestion globale des ventes''']], [[Gestion-des-profils#Achat-ventes-libres|'''Achat ventes libres''']] ou [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|'''Acheter pour les tiers''']]
|-
|Activité||[[Écritures-comptables#Facture-client|facture client]]||Saisie d'activité||Oui||[[Gestion-des-profils#Saisie-d'activité-pour-soi-même|'''Saisie d'activité pour soi-même''']], [[Gestion-des-profils#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|'''Saisie d'activité pour un tiers''']] ou [[Gestion-des-profils#Vérifier-la-saisie-des-activités-et-les-modifier|'''Vérifier la saisie des activités et les modifier''']]
|-
|Encaissement||[[Écritures-comptables#Encaissement-(d'un-client)|encaissement client]]||Saisie d'encaissement||Oui sauf [[Paiement en ligne]]||[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|'''Encaisser ses paiements''']] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|'''Saisir les encaissements pour les tiers''']]
|-
|Facture fournisseur||[[Écritures-comptables#Facture-fournisseur|facture fournisseur]]||Saisie de facture fournisseur||Oui||[[Gestion-des-profils#Gestion-des-achats|'''Gestion des achats''']]
|-
|Flux (terme générique)||[[Écritures-comptables#Les-4-grands-types-d'écritures|tout type]]||Saisie de flux||Oui||[[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|'''Saisir tout flux''']]
|-
|Réservation||[[Écritures-comptables#Facture-client|facture client]]||Facturation périodique de saisie de réservation||Non||
|-
|Validité||[[Écritures-comptables#Facture-client|facture client]]||Achat ou renouvellement de validité||Non||
|}
 
=Vérifications et opérations effectuées lors de la génération d'un flux=
OpenFlyers effectue un certain nombre de vérifications et d'actions avant tout enregistrement de flux en base de données.
 
==Vérifications préalables==
Lors de la génération d'un flux, OpenFlyers s'assure que les comptes impactés ne sont pas désactivés et qu'ils sont issues de la même comptabilité.
 
==Écriture négative==
Pour respecter l'[[Écritures-comptables#Règles-sur-les-écritures|impossibilité d'avoir une écriture négative en comptabilité]], les écritures générées sont automatiquement corrigées de telle sorte que :
*Si l'écriture a un débit négatif alors ce débit est porté au positif dans le crédit puis le débit est mis à 0.
*Si l'écriture a un crédit négatif alors ce crédit est porté au positif dans le débit puis le crédit est mis à 0.
 
==Fusion des écritures comptables==
La fusion des écritures comptables consiste à regrouper deux écritures ou plus en une seule.
 
Exemple :


Avant fusion, on a ces écritures :
Lignes d'écritures avant fusion :
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|-
|-
Line 24: Line 54:
|}
|}


Après fusion, on va obtenir cela :
Lignes d'écritures après fusion :
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|-
|-
Line 33: Line 63:
|}
|}


Elles ne s'opèrent que lors de la tarification des heures, des produits ou des validités.
Lorsqu'une règle de facturation est applicable, celle-ci génère deux écritures comptables : une de débit et une de crédit. Une fois que toutes les écritures sont générées, celles-ci sont fusionnées lorsque le compte impacté, la date de l'écriture et le groupe de facturation sont identiques. Même si les écritures sont liées à des produits différents, la fusion sera réalisée.
 
Lorsqu'une règle de tarification est applicable, celle-ci génère deux écritures comptables : une de débit et une de crédit. Une fois que toutes les écritures sont générées, celles-ci sont fusionnées lorsque le compte impacté, la date de l'écriture et le groupe de facturation sont identiques. Même si les écritures sont liées à des produits différents, la fusion sera réalisée.


Sauf cas vraiment exceptionnel, toutes les écritures générées ont la même date.
Sauf cas vraiment exceptionnel, toutes les écritures générées ont la même date.
Line 45: Line 73:
Une fois la fusion des écritures terminée, celles-ci sont ensuite enregistrées en base de données.
Une fois la fusion des écritures terminée, celles-ci sont ensuite enregistrées en base de données.


Pour mieux comprendre, on va prendre un exemple plus détaillé où on a créé une facture pour un vol. Celle-ci a généré ces écritures :
'''Exemple de facturation pour un vol :'''
 
La facturation génère ''initialement'' les écritures comptables :
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit!!Produit!!Groupe de facturation
!Compte!!Débit!!Crédit!!Produit!!Groupe de facturation
|-
|-
|Compte pilote DUPONT||100||0||Heures de vol||Aucun
|Compte utilisateur DUPONT||100||0||Heures de vol||Aucun
|-
|-
|Compte pilote DUPONT||100||0||Heures de vol||1
|Compte utilisateur DUPONT||100||0||Heures de vol||1
|-
|-
|Compte aéronef F-GAXN||0||100||Heures de vol||Aucun
|Compte ressource F-GAXN||0||100||Heures de vol||Aucun
|-
|-
|Compte pilote DUPONT||10||0||Heures de vol||Aucun
|Compte utilisateur DUPONT||10||0||Heures de vol||Aucun
|-
|-
|Compte TVA 10%||0||10||Heures de vol||Aucun
|Compte TVA 10%||0||10||Heures de vol||Aucun
Line 72: Line 102:
|}
|}


La fusion des écritures va donner cela :
Ensuite, la fusion des écritures réduit la liste des écritures ainsi :
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
!Compte!!Débit!!Crédit!!Produit!!Groupe de facturation!!Remarque
!Compte!!Débit!!Crédit!!Produit!!Groupe de facturation!!Remarque
|-
|-
|Compte pilote DUPONT||110||0||Heures de vol||Aucun
|Compte utilisateur DUPONT||110||0||Heures de vol||Aucun
|-
|-
|Compte pilote DUPONT||100||0||Heures de vol||1
|Compte utilisateur DUPONT||100||0||Heures de vol||1
|-
|-
|Compte aéronef F-GAXN||0||100||Heures de vol||Aucun
|Compte ressource F-GAXN||0||100||Heures de vol||Aucun
|-
|-
|Compte TVA 10%||0||10||Heures de vol||Aucun
|Compte TVA 10%||0||10||Heures de vol||Aucun
Line 91: Line 121:
|}
|}
A noter que l'écriture concernant le "Compte TVA 5%" ne figure plus dans la liste regroupée car la différence entre le débit et de crédit est de zéro.
A noter que l'écriture concernant le "Compte TVA 5%" ne figure plus dans la liste regroupée car la différence entre le débit et de crédit est de zéro.
=Types d'écritures comptable générées par OpenFlyers=
Sur OpenFlyers, il existe plusieurs types d'écritures comptables pouvant être créées et nécessitant un [[Profile-management3#Page_Profils|ensemble de droits]] afin de les créer, modifier et supprimer.
{| class="wikitable"
|-
!Nom!!Type d'écritures comptable!!Génération!!Modifiable!!Droits requis
|-
|Achat de produit||[[Accounting_entries#Saisie_d.27une_facture_client|facture client]]||Saisie d'achat de produit||Oui||[[Profile-management3#Gestionnaire_des_ventes|'''Vente pour tous''', '''Achat ventes libres''' ou '''Acheter pour les tiers''']]
|-
|Encaissement||[[Accounting_entries#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|encaissement client]]||Saisie d'encaissement||Oui||[[Profile-management3#Gestion_des_comptes|'''Encaisser ses paiements''' ou '''Saisir les encaissements pour les tiers''']]
|-
|Facture fournisseur||[[Accounting_entries#Saisie_d.27une_facture_fournisseur|facture fournisseur]]||Saisie de facture fournisseur||Oui||[[Profile-management3#Gestionnaire_des_achats|'''Gestion des achats''']]
|-
|Flux||[[Accounting_entries#Les_4_grands_types_d.27.C3.A9critures|tout type]]||Saisie de flux||Oui||[[Profile-management3#Gestion_des_comptes|'''Saisir tout flux''']]
|-
|Réservation||[[Accounting_entries#Saisie_d.27une_facture_client|facture client]]||Tarification périodique de saisie de réservation||Non||
|-
|Validité||[[Accounting_entries#Saisie_d.27une_facture_client|facture client]]||Achat ou renouvellement de validité||Non||
|-
|Vol||[[Accounting_entries#Saisie_d.27une_facture_client|facture client]]||Saisie de vol||Oui||[[Profile-management3#Gestion_des_vols|'''Saisie d'activité pour soi-même''', '''Saisie d'activité pour un tiers''' ou '''Vérifier la saisie des activités et les modifier''']]
|-
|}

Latest revision as of 13:33, 29 March 2023

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des écritures comptables dans la version 4 d'OpenFlyers.

Types de flux générés par OpenFlyers

Sur OpenFlyers, il existe plusieurs types de flux pouvant être générés et nécessitant un ensemble de droits afin de pouvoir les créer, modifier et/ou supprimer.

De plus, selon le type de flux, certains sont validés automatiquement dès leur enregistrement et d'autres peuvent être modifiés/supprimés à posteriori. Les flux modifiables à posteriori sont indiqués dans la colonne "Modifiable" du tableau ci-dessous. Ils doivent être validés manuellement.

Nom Flux comptable Génération Modifiable Droits requis
Achat de produit facture client Saisie d'achat de produit Oui Gestion globale des ventes, Achat ventes libres ou Acheter pour les tiers
Activité facture client Saisie d'activité Oui Saisie d'activité pour soi-même, Saisie d'activité pour un tiers ou Vérifier la saisie des activités et les modifier
Encaissement encaissement client Saisie d'encaissement Oui sauf Paiement en ligne Encaisser ses paiements ou Saisir les encaissements pour les tiers
Facture fournisseur facture fournisseur Saisie de facture fournisseur Oui Gestion des achats
Flux (terme générique) tout type Saisie de flux Oui Saisir tout flux
Réservation facture client Facturation périodique de saisie de réservation Non
Validité facture client Achat ou renouvellement de validité Non

Vérifications et opérations effectuées lors de la génération d'un flux

OpenFlyers effectue un certain nombre de vérifications et d'actions avant tout enregistrement de flux en base de données.

Vérifications préalables

Lors de la génération d'un flux, OpenFlyers s'assure que les comptes impactés ne sont pas désactivés et qu'ils sont issues de la même comptabilité.

Écriture négative

Pour respecter l'impossibilité d'avoir une écriture négative en comptabilité, les écritures générées sont automatiquement corrigées de telle sorte que :

  • Si l'écriture a un débit négatif alors ce débit est porté au positif dans le crédit puis le débit est mis à 0.
  • Si l'écriture a un crédit négatif alors ce crédit est porté au positif dans le débit puis le crédit est mis à 0.

Fusion des écritures comptables

La fusion des écritures comptables consiste à regrouper deux écritures ou plus en une seule.

Exemple :

Lignes d'écritures avant fusion :

Débit Crédit
100 0
50 0
20 0

Lignes d'écritures après fusion :

Débit Crédit
170 0

Lorsqu'une règle de facturation est applicable, celle-ci génère deux écritures comptables : une de débit et une de crédit. Une fois que toutes les écritures sont générées, celles-ci sont fusionnées lorsque le compte impacté, la date de l'écriture et le groupe de facturation sont identiques. Même si les écritures sont liées à des produits différents, la fusion sera réalisée.

Sauf cas vraiment exceptionnel, toutes les écritures générées ont la même date.

Sur un même compte impacté, il peut y avoir une ou plusieurs écritures de débit et de crédit. Ces débits et crédits sont arrondis à plusieurs chiffres après la virgule, ce chiffre étant déterminé par la comptabilité du compte impacté. Lors de la fusion, tous les débits sont additionnés et il en va de même pour les crédits. Ensuite un calcul de différence entre le total des débits et le total des crédits est effectué. La valeur absolue de cette différence est portée au crédit si la différence était négative sinon au débit de l'écriture fusionnée.

Si sur un même compte impacté, le débit est identique au crédit et provoque ainsi un solde de zéro alors l'écriture sera supprimée.

Une fois la fusion des écritures terminée, celles-ci sont ensuite enregistrées en base de données.

Exemple de facturation pour un vol :

La facturation génère initialement les écritures comptables :

Compte Débit Crédit Produit Groupe de facturation
Compte utilisateur DUPONT 100 0 Heures de vol Aucun
Compte utilisateur DUPONT 100 0 Heures de vol 1
Compte ressource F-GAXN 0 100 Heures de vol Aucun
Compte utilisateur DUPONT 10 0 Heures de vol Aucun
Compte TVA 10% 0 10 Heures de vol Aucun
Compte instruction DUPONT 20 0 Instruction Aucun
Compte produit Heures de vol 0 20 Instruction Aucun
Compte instruction DUPONT 0 5 Instruction Aucun
Compte divers Remboursement 5 0 Instruction Aucun
Compte TVA 5% 5 Heures de vol Aucun
Compte TVA 5% 5 Heures de vol Aucun

Ensuite, la fusion des écritures réduit la liste des écritures ainsi :

Compte Débit Crédit Produit Groupe de facturation Remarque
Compte utilisateur DUPONT 110 0 Heures de vol Aucun
Compte utilisateur DUPONT 100 0 Heures de vol 1
Compte ressource F-GAXN 0 100 Heures de vol Aucun
Compte TVA 10% 0 10 Heures de vol Aucun
Compte instruction DUPONT 15 Instruction Aucun Le montant "15" provient du calcul de la soustraction du "5" de crédit au "20" de débit
Compte produit Heures de vol 0 20 Instruction Aucun
Compte divers Remboursement 5 0 Instruction Aucun

A noter que l'écriture concernant le "Compte TVA 5%" ne figure plus dans la liste regroupée car la différence entre le débit et de crédit est de zéro.

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