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Mettre en place la gestion d'activité sur OpenFlyers

La mise en place de la gestion d'activité sur OpenFlyers peut se faire à n'importe quel moment de l'année. Le passage en production peut se faire idéalement au 1er janvier. Cela permet de bénéficier du changement d'exercice comptable et de la clôture de l'exercice précédent pour récupérer les à nouveaux des comptes, notamment ceux des comptes clients.

La chronologie pour la mise en place de la gestion d'activité est présentée dans les paragraphes qui suivent :

Définir le périmètre des écritures qui seront gérées par OpenFlyers

Cela peut être :

1. La saisie de l'activité elle-même et donc la génération du chiffre d'affaire au travers des factures clients et des écritures comptables qui sont automatiquement générées avec l'activité
2. Les factures fournisseurs

Le premier point implique qu'OpenFlyers est également utilisé pour la saisie des encaissements clients et le second point implique qu'OpenFlyers est également utilisé pour la saisie des paiements fournisseurs.

A noter que quelque soit le périmètre choisi, OpenFlyers pourra générer l'export comptable vers le logiciel comptable utilisé pour saisir les "autres" écritures. Il faut donc bien avoir conscience que la bonne unique façon de fonctionner est la suivante :

• Ce qui doit être saisi dans OpenFlyers n'est saisi que dans OpenFlyers
• Ce qui doit être saisi dans OpenFlyers est saisi avant tout export
• On n'importe jamais dans OpenFlyers des données saisies dans un logiciel de comptabilité

Cela peut se résumer au principe d'hygiène de "la marche en avant" dans les cuisines : les données ne doivent jamais rebrousser chemin et ne doivent jamais se croiser

Paramétrer la plateforme

Nous recommandons vivement de déléguer cette opération à l'équipe OpenFlyers au travers du forfait paramétrage.

Tester la configuration

Avant de passer en production, il faut vérifier qu'il n'y a pas de "grosses erreurs". Ces tests doivent se porter essentiellement sur les actions suivantes :

• Création d'utilisateurs
• Vérification que les comptes associés aux utilisateurs sont automatiquement créés
• Saisie des écritures types de l'activité

Dans le cas d'une activité aéronautique, cette saisie consiste à saisir des vols

• Vérification que les factures générées sont conformes à ce que l'on attend.

Passer en production

Le passage en production doit se faire à une date donnée et définie à l'avance (idéalement un 1er janvier). Cela suppose :

• Qu'avant cette date, toutes les écritures sont saisies dans l'ancienne système de gestion utilisé
• A partir de cette date, toutes les écritures sont saisies dans OpenFlyers