Configuration

Admin > Structure > Paramétrage

Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.

Le droit Gestion du paramétrage est nécessaire pour accéder à cette page.

Gestion générale (Admin > Structure > Paramétrage > Général)

Page de connexion par défaut

Permet de définir quelle interface doit être affichée par défaut pour les utilisateurs n'ayant pas définit leur propre interface par défaut.

Il existe 2 types d'interfaces :

• L'interface dynamique
• L'interface légère

Autoriser un même utilisateur sur plusieurs places

Permet d'autoriser un utilisateur à être sur plusieurs réservations situées sur une même période.

Fuseau horaire de la structure

Fuseau horaire par défaut de la structure.

Patron de format de date

Patron de format de date de la structure.

Patron de format d'heure

Patron de format d'heure de la structure.

Unité de temps

Unité de temps par défaut de la structure.

Clé de service web (lorsque requis)

La clé de sécurité pour les services web. Cette clé est principalement utilisée pour le service web de récupération des vols.

Il s'agit d'une phrase choisie librement qui doit être identique dans OpenFlyers et dans le logiciel qui s'interface avec OpenFlyers.

Gestion du planning (Admin > Structure > Paramétrage > Planning)

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Mode de réservation

Réservations standards

Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve directement une ressource en fonction de son nom (exemple : son immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".

Réservation par type de ressource

La réservation par type permet non pas de choisir une ressource particulière mais un type de ressource. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).

La réservation par type comporte un double intérêt :

• pouvoir donner la priorité à une ressource par rapport à une autre et ainsi pousser telle ou telle ressource à être plus utilisée en fonction des souhaits de programmation (pour les opérations de maintenance par exemple) ;
• créer une ressource fictive supplémentaire pour mettre en place le surbooking.

Si des ressources de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'elles sont réservées ou immobilisées, alors c'est la 1ère ressource disponible qui est choisie par OpenFlyers.

Il est possible de modifier l'ordre de tri des ressources à n'importe quel moment.

De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur une ressource donnée.

Attention : dans le cas où la structure exploite plusieurs ressources d'un même type mais qu'elle souhaite séparer la gestion des réservations pour chaque ressource, il faut créer autant de type de ressource que de ressources. Exemple : une structure aéronautique dispose de 2 avions de type DR420. Si les 2 avions sont identifiés avec un même type "DR420" alors les réservations seront faite toujours en priorité sur le DR420 du plus forte priorité. Si ce comportement n'est pas souhaité, il faut créer 2 types (DR420-1 et DR420-2 par exemple) et associer un avion au type DR420-1 et l'autre avion au type DR420-2.

Code couleur sur l'ancienne interface

Permet de définir sur l'ancienne interface du planning, quel code couleur doit être utilisé pour l'affichage des réservations :

• Par type de personne (ancien mode d'affichage)
• Par type d'activité

Affichage des activités réalisées

Permet d'afficher sur le planning de l'interface dynamique les activités réalisées. Il est possible de définir ce qui doit être affiché par défaut sur le planning :

• Réservations uniquement
• Réservations et activités
• Activités uniquement

L'option Désactivé permet de désactiver cette fonctionnalité et donc de ne pas afficher les activités réalisées.

Réservation multi-ressources

Cette fonctionnalité permet d'autoriser à un utilisateur de réserver plusieurs ressources sur des créneaux horaires qui se chevauchent.

Attention : cette fonctionnalité n'est pas conçue pour les formateurs/instructeurs et entraine des bugs d'affichage sur le planning de réservation. La version 4 d'OpenFlyers corrigera ce défaut.

Affichage du nom des ressources dans le planning

Ce paramétrage permet d'afficher ou cacher le nom des ressources dans le planning. Cela permet de diminuer la taille verticale des lignes du planning et de cacher ces noms lorsqu'ils ne sont pas nécessaires.

Heure TU de début et fin d'activité

Permet de définir la plage horaire du planning de réservation dans le fuseau horaire TU ou UTC.

Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de

Permet d'empêcher d'effectuer une réservation débutant dans moins de X temps. Cette fonctionnalité est notamment utile en réservation par type lorsque la distribution des ressources réelles par ligne de planning est faite le matin pour la journée. Elle est également utile lorsque la facturation se fait la veille au vu des réservations du lendemain.

Limitation dans le temps des réservations

Permet de limiter dans le temps les réservations.

Limitation du nombre de réservations

Permet de limiter le nombre de réservations par utilisateur.

Saisie de la destination (si champ lieu d'arrivée coché)

Permet de demander à l'utilisateur d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.

Durée minimale d'une réservation

Permet de définir la durée minimale d'une réservation.

La durée maximale d'une réservation peut se définir pour chaque type de ressource.

Durée par défaut d'une réservation

Permet de définir la durée par défaut.

Afficher ces champs

Permet de définir les champs visibles dans le formulaire de réservation :

• Même jour
• Places à disposition
• Lieu de départ
• Lieu d'arrivée

Les lieux cochés sont ainsi définis avec une valeur par défaut lorsqu'un vol est entré à partir d'une réservation.

Type d'activité par défaut

Permet de définir le type d'activité à cocher par défaut :

• lors d'une nouvelle réservation ou lorsqu'on sélectionne une personne en première place sur le formulaire de réservation de l'ancienne interface
• lors d'une nouvelle réservation sur le planning de la nouvelle interface

Pour définir le type :

• Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Planning
• Champ Type d'activité par défaut : Sélectionner le type d'activité
• Cliquer sur Enregistrer

Type d'activité par défaut pour la seconde place (ancienne interface)

Permet de définir le type d'activité à cocher par défaut lorsqu'on sélectionne une personne en seconde place sur le formulaire de réservation de l'ancienne interface.

Pour définir le type :

• Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Planning
• Champ Type d'activité par défaut pour la seconde place (ancienne interface) : Sélectionner le type d'activité
• Cliquer sur Enregistrer

Règles de saisies XML

Permet d'éditer les règles de saisie qui s'appliquent, pour le moment, uniquement pour le planning.

Gestion des activités (Admin > Structure > Paramétrage > Activités)

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Ici nous activons le mode de gestion des vols.

On a le choix entre les modes ouverture+fermeture et fermeture seule.

Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.

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• Unité de temps par défaut de la structure aéronautique

Permet de choisir quelle est la manière d'afficher les heures. Vous pouvez choisir HH:MM si vous souhaitez un tel affichage. Ceci n'est pas lié au type d'horamètre de vos avions, ceux ci seront paramétré dans la rubrique Avion.

• Types de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord

Permet de choisir quel type de vol il faut obligatoirement sélectionner lors de la présence d'un second pilote à bord. Usuellement utilisé pour éviter les erreurs ou oublis en cas de vol d'instruction.

• Gestion du temps de vol: il y a deux modes
  • Permissif: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors le programme corrige automatiquement les valeurs erronée (selon la formule de calcul enregistré) sans avertir le pilote
  • Strict: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors il refuse la saisie du pilote qui doit faire les corrections
• Gestion de l'armoire à clef: à activer si vous possédez une armoire à clefs OpenFlyers
• Gestion des potentiels: à activer si vous souhaitez visualiser les alertes et les potentiels des avions
• Affichage des champs optionnels: cocher les cases des champs que vous voulez voir sur la page de saisie des vols et qui devront être renseignés par vos pilotes
  • Le champ Heures totales après activité, uniquement proposé en fermeture d'activité, n'est pas un champ éditable. Il calcule automatiquement et affiche le total des heures de la ressource avec la durée saisie dans le formulaire d'activité.

Gestion armoire à clés

Active le contrôle d'une armoire à clés.

Gestion des clés

Active l'attribution de clés aux ressources.

Nombre de clés

Permet de définir le nombre de clés que l'armoire peut accueillir.

Logiciel de contrôle de l'armoire à clés

Permet de définir le logiciel à utiliser pour le contrôle de l'armoire à clés :

• OF_GetFlogBoxFile.exe permet de contrôler les armoires à clés FlogBox anciennement commercialisées par Francelog
• OF_GetKeyGuardFile.exe permet de contrôler les armoires à clés KeyGuard anciennement commercialisées par BKS électronique
• OpenKey, PyOpenKey et PyOpenKey2 permettent de contrôler les armoires à clés Deister commercialisées par OpenFlyers. Si l'une de ces options est sélectionnée alors des champs supplémentaires pour configurer le logiciel de contrôle apparaissent.

Terrain d'arrivée égal au terrain de départ, lorsque l'une des activités suivantes est sélectionnée

Cette option définie quels types d'activités va automatiquement associer le terrain de départ d'un vol et son terrain d'arrivée. Les types d'activités choisis lors du paramétrage se retrouvent dans la page de saisie d'activité. Si l'un des types d'activités est alors sélectionné lors de la saisie d'une activité, le terrain d'arrivée et le terrain de départ sont de la même valeur.

Regrouper les activités en une facture lors de la validation

Cette option est visible à condition que la gestion des comptes soit activée.

Lorsque cette option est activée, lors de la validation de plusieurs activités celles-ci sont regroupées en une seule facture par client.

Envoyer un email pour chaque facture

Cette option est visible à condition que la gestion des comptes soit activée.

Lorsque cette option est activée, à la suite de la validation d'une activité ou d'une vente, la facture PDF sera générée dans la minute qui suit et un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe la facture PDF.

Si l'option est désactivée, l'utilisateur peut toutefois activer pour lui l'envoi automatique de chaque facture.

Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un email pour chaque facture

Cette option est visible à condition que l'option Envoyer un email pour chaque facture soit activée.

Par défaut un utilisateur va recevoir un email pour chaque facture. Cette option permet à un utilisateur depuis sa fiche personnelle de désactiver ou activer l'envoi d'un email pour chaque facture.

Gestion de Charterware (Admin > Structure > Paramétrage > Charterware)

Pour réaliser l'interfaçage de Charterware avec Openflyers, les informations suivantes doivent être précisées :

• Nom de la plateforme dans Charterware : permet de définir le nom utilisé dans Charterware
• Formule date de début du vol Charterware : permet de définir la formule de calcul de la date de début par rapport aux données transmises par Charterware
• Formule durée du vol Charterware : permet de définir la formule de calcul de la durée par rapport aux données transmises par Charterware
• Formule temps en l'air Charterware : permet de définir la formule de calcul du temps passé en l'air par rapport aux données transmises par Charterware
• Règle d'arrondi horaire Charterware : concernant les horaires de vols Charterware a une précision à la seconde contrairement à OpenFlyers qui a une précision à la minute. Il est donc nécessaire de définir comment les secondes seront arrondies.
• Type d'activité par défaut pour un pilote dans Charterware : permet de définir l'activité qui sera choisi si le vol Charterware ne peut être associé à une réservation.
• Type d'activité par défaut pour deux pilotes dans Charterware : permet de définir l'activité qui sera choisi si le vol Charterware ne peut être associé à une réservation.
• Récupération des traces de vols Charterare sur messagerie électronique : permet d'activer ou non la récupération des traces de vols crée par Charterware.
• E-mail : adresse email recevant les vols Charterware.
• Mot de passe : mot de passe correspondant à l'adresse email.
• Adresse du serveur : nom de domaine Internet ou une adresse IP de serveur.
• Port : numéro de port TCP.
• Option serveur : options lié au serveur.

Il existe trois règles d'arrondi possibles :

• Arrondi classique
• Arrondi au supérieur
• Arrondi à l'inférieur

Gestion de ClickAndTakeoff (Admin > Structure > Paramétrage > ClickAndTakeoff)

Pour réaliser l'interfaçage de ClickAndTakeoff avec Openflyers, les informations suivantes doivent être précisées :

• Type d'activité par défaut pour un pilote dans ClickAndTakeoff: permet de définir l'activité qui sera choisi si le vol ClickAndTakeoff ne peut être associé à une réservation.
• Type d'activité par défaut pour deux pilotes dans ClickAndTakeoff: permet de définir l'activité qui sera choisi si le vol ClickAndTakeoff ne peut être associé à une réservation.

Redirection à la fermeture d'une activité

Cette fonctionnalité permet de poser une question à l'utilisateur après la saisie avec succès d'une fermeture d'activité. Si la réponse est oui à la question, OpenFlyers ouvre un nouvel onglet avec comme URL le lien renseigné dans le paramétrage.

Pour activer cette fonctionnalité il faut :

• Cliquer sur OUI
• Champ Question : renseigner la question à poser à l'utilisateur après qu'il ait saisie une activité
• Champ URL : indiquer l'URL complète
• Cliquer sur le bouton Enregistrer

Exemple de paramétrage pour demander à un utilisateur s'il veut déclarer un évènement REX FFA :

• Champ Question : Voulez-vous déclarer un Rex ?
• Champ URL : https://rexffa.fr/Connection/LogOnStructureAccess/XXXXXXXXXX où il faut remplacer les XXXXXXXXXX par le numéro communiqué par la FFA.

Gestion des achats (Admin > Structure > Paramétrage > Achats)

Dans cette partie, il est possible d'activer ou désactiver le mode Gestion des achats.

Récupération des factures sur messagerie électronique par synchronisation IMAP

Permet d'automatiser le rapatriement des factures fournisseur en base de données à partir du compte de messagerie en effectuant une synchronisation périodique. On peut choisir d'activer ou non cette fonctionnalité.

Pour l'activation, il faut fournir l'adresse e-mail et le mot de passe correspondant, ainsi que l'adresse du serveur de messagerie, les options de connexion au serveur et le port à utiliser pour une connexion avec le protocole IMAP. L'utilisateur doit indiquer également une date à partir de laquelle il souhaite que ses e-mails soient traités lors de la synchronisation périodique.

Par exemple :

Serveur de messagerie	Adresse	Port	Options
Outlook	outlook.office365.com	993	/ssl
Gmail	imap.gmail.com	993	/ssl

Ces informations sont indiquées par chaque fournisseur de messagerie électronique. À noter qu'il ne faut pas oublier le '/' au début des options.

En validant, le mécanisme implémenté se charge de consulter la boîte de réception et d'analyser les fichiers contenus dans les messages électroniques afin de les stocker.

Reporting/Export

• Jeu de caractère CSV par défaut : permet de définir pour la plateforme le format d'encodage pour les exports CSV des rapports.
• Séparateur décimal : permet de définir pour la plateforme le type de séparateur pour le formatage des nombres dans les rapports. Ce paramètre est également utilisé par la fonction stockée SQL formatDecimal.

Formats d'export à afficher

Permet de définir les formats d'exports disponibles pour l'export de la comptabilité.

Admin > Structure > Structure > Coordonnées

Le droit Gestion du paramétrage est nécessaire pour accéder à cette page.

• Nom de la structure : Indiquer le nom en clair et complet de la structure.
• Langue de la structure : Définit la langue utilisée par défaut sur la page d'accueil lorsque la langue du navigateur ne peut être prise en compte.

Adresse de la structure

• Adresse, Code postal, Ville, Etat, Pays : champs permettant de définir l'adresse postale de la structure.
• Téléphone : Téléphone de la structure.
• Fax : Fax de la structure.
• E-mail : E-mail de la structure. Si celui-ci est saisi, il s'affiche à gauche dans le pied de page.

Logo de la structure

• Cliquer sur le bouton Parcourir pour uploader un fichier image. Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets. Le logo est redimensionner à 500 pixels s'il est trop grand (hauteur ou largeur supérieure à 500 pixels). Son poids ne doit pas excéder 100Ko.
• Une fois le fichier sélectionné, il faut cliquer sur le bouton Valider.

Attention : La mise à jour de l'affichage du logo ne s'effectue pas automatiquement dans le navigateur. Il faut forcer le rafraichissement du contenu du cache du navigateur en utilisant le raccourci CTRL+R (puis CTRL+F5 sous Chrome).

URL du site internet de la structure

Permet de mettre en place un lien depuis le logo de la structure vers le site vitrine de la structure. l'URL doit contenir http://.

Adresse de l'expéditeur (pour la confirmation des réservations)

Cette adresse est utilisée pour l'envoi des e-mails de confirmation des réservations.

Code OACI du terrain de la structure

Le code OACI sélectionné permet de savoir où est basée la structure et détermine le comportement d'OpenFlyers lors de la saisie des vols.

Liste de diffusion

Les champs Nom de la liste de diffusion et Type de liste de diffusion permettent de coupler OpenFlyers avec une liste de diffusion.

Type de liste	Format du nom de la liste	Description
ezmlm	nom@domaine	Exemple : test@quelquechose.com
free	nom@domaine	Exemple : test@quelquechose.com
generic	nom@domaine	Exemple : test@quelquechose.com
hostedMailman	nom-ml	Pour les listes de diffusions Mailman gérées internement par OpenFlyers. Par exemple test-ml pour la liste de diffusion test-ml@openflyers.info.
mailman	nom@domaine	Pour les listes de diffusions Mailman externe. Exemple : test@quelquechose.com
majordomo	nom@domaine	Exemple : test@quelquechose.com

Responsable OpenFlyers

Dans Configuration > Structure > Configuration de la structure, le champ Responsable OpenFlyers désigne l'utilisateur responsable de la plateforme OpenFlyers. C'est son nom et son adresse e-mail qui apparaitront sur la page d'accueil de la plateforme OpenFlyers.

Le menu déroulant ne propose que des utilisateurs ayant un de leurs profils avec des droits de gestion permettant d'accéder à cette même interface de gestion.

De plus, il ne sera pas bloqué en cas de validité périmée et pourra ainsi mettre à jour ses validités même si des restrictions existent pour les utilisateurs avec une validité périmée.

Structure > Export SQL

Le droit Gestion du paramétrage est nécessaire pour accéder à ce menu.

Structure > Export SQL > Complet

Permet d'exporter l'intégralité de la base de données

Structure > Export SQL > Table person

Permet d'export uniquement la table des utilisateurs

Emails types

Actuellement il n'y a pas d'interface permettant d'éditer le contenu des emails types présentés ci-dessous

Email type de création d'utilisateur

Définit le contenu de l'email qui est envoyé lors de la création d'utilisateur depuis le planning.

Les variables suivantes sont remplacées :

• %PLATFORM_URL par l'URL de la plateforme
• %USER_LOGIN par l'identifiant de l'utilisateur créé
• %USER_PASSWORD par le mot de passe de l'utilisateur créé

Exemple de contenu par défaut :

Bonjour,

Un compte utilisateur a été créé sur :
%PLATFORM_URL

L'identifiant est : %USER_LOGIN
Le mot de passe est : %USER_PASSWORD

Cordialement,
L'équipe OpenFlyers

Email de rappel des réservations de la journée

Définit le texte qui est ajouté au début de l'email de rappel des réservations de la journée.