Mailing

Introduction

L'envoi d'e-mails en masse, le mailing permet d'envoyer un e-mail personnalisé à un groupement d'utilisateurs de la structure OpenFlyers.

Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu Gestion > Communications > Envoyer un e-mail et il faut disposer du droit d'envoyer et suivre les emails.

Destinataires

Le formulaire de mailing permet de cibler les destinataires du messages.

Il est possible de limiter les destinataires du mailing à certains profils et parmi les utilisateurs disposant d'un ou des profils sélectionnés uniquement à ce qui détiennent ou au contraire qui ne détiennent pas le ou les types de validités sélectionnés ("A" ou "N'a pas").

Pour se faire, il faut procéder de la gauche vers la droite :

• Cliquer sur le bouton Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires

Sélectionner les profils concernés (ou)

Lors d'un clic sur le lien Sélectionner les profils concernés (ou) ou le champ placé en dessous, la liste des profils de la structure apparaît.

Les profils peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :

• Si aucun profil n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les profils.
• Si plusieurs profils sont sélectionnés, les personnes ayant au moins un des profils choisis seront listées en destinataires.

Par conséquent, cocher tous les profils et donc tous les cibler revient à ne rien cocher et ignorer le filtrage par profils.

Une modification du filtrage par profils réinitialise la sélection par destinataires.

Une fois la sélection des profils effectuée, le champ associé est rempli avec la liste des profils cochés.

Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires

En plus des filtrages précédents, il est possible de modifier manuellement la liste des destinataires Lors d'un clic sur le champ Voir / modifier la liste des destinataires, une nouvelle fenêtre comportant une tableau de toutes les personnes de la structure ayant une adresse e-mail.

Le tableau contient une ligne par personne :

• Lorsqu'un clic sur une personne est effectuée, la ligne devient foncée et la personne est ajoutée de la liste des destinataires. Un nouveau clic permet de la retirer des destinataires.

Après avoir modifié la liste des destinataires, le champ associé affiche les personnes sélectionnées

Par défaut, tous les destinataires correspondant au filtrage par profils fait précédemment sont sélectionnés. Ainsi si aucun profil s'est coché dans le filtrage précédent, tous les utilisateurs seront sélectionnés dans le tableau des destinataires.

Rédaction de l’e-mail

Pictogramme de l'e-mail

Le pictogramme principal de l’e-mail, qui est affiché dans le texte à côté du titre, peut aussi être personnalisé en sélectionnant l'une des images proposées dans le bloque Pictogramme de l'e-mail.

Contenu de l'e-mail

Une fois la sélection des destinataires faite ou laissée par défaut, plusieurs champs permettent de rédiger le contenu de l’e-mail de manière personnalisée :

• Le champ Intitulé de l'émetteur, permettant d'inscrire dans le bloc d'entête de l’e-mail "Message de " suivi de la valeur du champ. Par défaut, la valeur est "Nom de l'utilisateur, Profil". Si le champ est vide, le bloc en entête ne sera pas présent.
• Le champ Sujet pour le sujet de l’e-mail
• Le champ Texte contenant le corps de l’e-mail
• Le champ Pièce jointe pour ajouter un fichier à quelconque au message. Lorsqu'une pièce jointe est ajoutée à un message, un champ de sélection de fichier supplémentaire apparaît permettant d'ajouter un autre fichier à ce même message.

Envoi de l’e-mail

Une fois l’e-mail rédigé, le message peut-être envoyé en appuyant sur le bouton Envoyer en bas de la page.

Si l’e-mail contient une pièce jointe, le message Veuillez ne pas fermer la page, l’e-mail est en cours d'envoi. est affiché dans une fenêtre, afin de vous avertir de ne pas quitter la page. L'envoi de la pièce jointe est une opération pouvant prendre du temps. Si le navigateur internet est fermé pendant l'opération, l'envoi sera annulé.

Une fois l'email envoyé, une autre fenêtre contenant le message L’e-mail a été envoyé. est affiché, à ce moment la page peut-être fermée.

Suivi des emails

L’e-mail envoyé est visible dans la fonctionnalité de suivi des emails.