Paramétrage des validités

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Présentation

L'objet de cette page est de présenter le paramétrage des validités sur la version 4 d'OpenFlyers.

Il existe également une page qui traite de l'utilisation des validités.

Définition

Le terme "validité" est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, certificat, échelon, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les "types de validités" permettent de définir des validités qui seront attribuées aux utilisateurs. Différents critères permettent de les définir :


La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :

  • A la connexion de l'utilisateur
  • Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
  • Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

Validité à vendre

Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un produit en vente.

Ajouter un type de validités

  • Admin
  • Utilisateurs > Types de validités
  • En-dessous du tableau listant les types de validité, remplir le champ vide à gauche du bouton Ajouter une validité en mettant le nom souhaité pour la validité
  • Cliquer sur le bouton Ajouter une validité

La validité s'insère dans le tableau qui est trié par ordre alphabétique

Une fois le type de validité créé, la gestion de ce type de validité est automatiquement attribuée aux profils ayant le droit "Ajout et gestion de ses validités". Il peut être modifié dans la colonne Type de validité que l'utilisateur peut gérer de Utilisateurs > Profils plus.

Paramètres de configuration

Attention : lorsque vous effectuez une modification sur le tableau des types de validité, il faut cliquer en dehors du tableau pour que le choix soit pris en compte et sauvegardé.

Nom

Nom choisi pour désigner une validité

Soumise à échéance

Indique si la validité doit contenir une date d'échéance ou non

Gestion du code identifiant

Indique si un champ "code identifiant" est éditable pour y renseigner un code associé à la validité de l'utilisateur. Exemples : numéro de membre, numéro de licence, numéro de qualification, identifiant, etc.

Gestion de la date d'obtention

Indique si un champ "date d'obtention" doit être associé à la validité. Exemples : date de délivrance d'un permis, date d'obtention d'un brevet, 1ère date d'inscription

Associer un document

Indique s'il est possible d'associer un fichier à une validité. Lorsque ce paramètre est activé pour un type de validité, les utilisateurs peuvent téléverser un fichier pour l'associer à la validité correspondante dans l'interface des validités.

Validité bloquante pour la saisie des vols (si requise)

Indique le comportement pour ce type de validité que doit adopter OpenFlyers lors d'une tentative de saisie de vols dont une validité requise est périmée ou absente. Si la validité est configurée comme bloquante, alors la saisie du vol sera bloquée et impossible. C'est utile en mode ouverture/fermeture de vol où il est alors possible lors de l'ouverture du vol d'interdite un utilisateur de saisir son vol s'il manque un certain nombre de validités.

Validité bloquante pour le contrôle d'accès (si requise pour la réservation)

Cette colonne est visible uniquement dans le cas où un contrôle d'accès spécifique est interfacé avec OpenFlyers.

Elle permet de définir si une validité doit bloquer une autorisation d'accès gérée par un système de contrôle d'accès.

Le comportement du blocage est le suivant :

  • OpenFlyers liste les validités qui ne sont pas détenues par un utilisateur et qui sont des validités qui sont requises pour une réservation.
  • Si dans cette liste, il existe des validités qui sont marquées bloquantes pour le contrôle d'accès alors l'accès n'est pas autorisé.

Alerte à la connexion

Définit le comportement souhaité pour les contrôles des validités à la connexion. 4 types de comportements sont possibles lorsqu'une validité à échéance est périmée ou que l'expérience requise par la validité n'est pas suffisante :

Attention : une validité est considérée comme obsolète si les critères suivants sont remplis :

  • Elle est détenue par l'utilisateur
  • Sa date d'échéance est renseignée
  • Sa date d'échéance est passée

Ainsi, si un utilisateur ne dispose pas de la validité, il ne sera pas alerté ou bloqué à la connexion. De la même façon, un utilisateur qui dispose d'une validité sans que la date d'échéance ne soit renseignée ne sera également pas impacté.

A noter également qu'un utilisateur qui dispose d'un profil ayant le droit de surpasser les restrictions sur les validités expirées ne sera pas bloqué à la connexion si la restriction en place est Pas d'accès. Il aura une alerte surpassable.

Formule d'expérience

Lorsque ce champ est renseigné avec une formule, alors le type de validité devient une "validité avec expérience". Dans ce cas, la validité ne peut plus être attribuée à un utilisateur. Elle sert à vérifier que l'utilisateur remplit des critères variables au cours du temps. Elle est compatible avec tous les cas de contrôle de validité.

Exemples de validités à formule d'expérience :

  • avoir plus de 3 atterrissages dans les 90 derniers jours
  • ne pas dépasser plus de 90h dans les 30 derniers jours

cf. les formules de calcul d'expérience récente.

Note : une validité à expérience ne peut, par conception, être attribuée à un utilisateur puisqu'il s'agit d'un test. Il existe une protection qui empêche de transformer un type de validité, attribué à au moins un utilisateur, en validité à expérience. Cette protection affiche le message d'erreur Vous ne pouvez ajouter de formule d'expérience car des utilisateurs sont encore liés à cette validité. Il est important de noter que même si le type de validité est supprimé de tous les utilisateurs, cette suppression n'est pas forcément complète en base de données et qu'il reste donc en mémoire le fait que ce type de validité a été associé à des utilisateurs. Dans ce cas, il n'est pas possible de transformer le type de validité en validité à expérience.

Alerte échéance par email : 1er rappel

Ce champ ne peut être renseigné que pour les validités soumises à échéance. Il indique la période d'échéance pour déclencher le premier rappel par email.

Les validités sans date d'échéance ne déclenchent pas l'envoi du rappel.

Fréquence

Ce champ ne peut être renseigné que pour les validités soumises à échéance et lorsque le champ 1er rappel a été renseigné.

Il détermine la fréquence de rappel, après le 1er rappel, pour l'envoi de l'email d'alerte.

S'il est sur aucun et que le champ 1er rappel a été renseigné, alors 1 seul envoi d'email est effectué à la date du 1er rappel.

Les validités sans date d'échéance ne déclenchent pas l'envoi du rappel.

Gestion des validités des utilisateurs

Pour pouvoir gérer les validités des utilisateurs, la personne connectée doit disposer d'un profil ayant au moins le droit Gestion des utilisateurs. S'il s'agit de validités à vendre, il lui faut en plus le droit Acheter pour les tiers.

De plus, seules les validités listées dans Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour le profil concerné sont gérables.

Ajouter une validité à un utilisateur

  • Aller dans Admin
  • Puis Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne Actions.

Vous accédez à la page de saisie des Validités :

  • Sélectionner la validité à ajouter et Valider.

Si la validité est une validité à vendre, l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de supprimer une validité à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer temporairement la facturation d'une validité pour pouvoir l'attribuer sans coût à un utilisateur.

Lister tous les utilisateurs détenant une validité

Modifier la validité d'un utilisateur

  • Aller dans Admin > Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).

Vous accédez à la page de saisie des Validités : les modifications s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée.

Note :

  • Les modifications sont prises en compte en cliquant en dehors du champ de saisie.

Supprimer la validité d'un utilisateur

  • Aller dans Admin > Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).

Vous accédez à la page de saisie des Validités : les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée. Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle, cela veut dire que la validité est à vendre. Pour pouvoir supprimer une validité vendue alors qu'elle n'aurait pas du l'être il faut suivre la procédure suivante :

Lister les détenteurs d'un type de validité

  • Aller sur Utilisateurs > Types de validités
  • Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne Liste de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

Paramétrer le contrôle des validités

Paramétrer le contrôle des validités pour les réservations

Lors d'une réservation, le contrôle des validités s'effectue en fonction du type de ressource sélectionné pour la réservation.

Un comportement général, restrictif, permissif ou sans contrôle, est défini pour toutes les ressources. Puis, pour chaque type de ressource, on définit les validités requises.

Paramétrer globalement le contrôle des validités pour les réservations

Pour paramétrer, ce contrôle, il faut :

  • Aller dans Admin.
  • Puis Configuration > Paramétrage.
  • Dans le formulaire Gestion des réservations, champ Gestion des validités, il faut choisir le comportement général parmi les choix suivants :
    • En mode "Restriction" pour les réservations : cela fera apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validités requises pour une ressource donnée
    • En mode "Avertissement" pour les réservations : cela fera apparaitre des alertes non-bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validité requises pour une ressource donnée
    • Désactivé
  • Puis cliquer sur le bouton Valider associé au formulaire

Paramétrer le contrôle des validités pour la saisie des vols

Le paramétrage du contrôle des validités pour la saisie des vols s'effectue en fonction du type de vols

Validités requises pour la saisie des vols

Une validité est définie comme requise pour la saisie des vols si elle est requise pour un type de vol. Ensuite 2 cas se présentent pour que cette validité soit réellement requise lors de la saisie du vol :

  1. Soit ce type de vol est coché par l'utilisateur dans le formulaire de saisie du vol
  2. Soit ce type de vol est lui-même systématiquement requis par le type de ressource correspondant à la ressource sélectionnée

Paramétrer globalement le contrôle des validités pour la saisie des vols

  • Aller dans Admin.
  • Puis choisir Structure > Paramétrage.
  • Dans le formulaire Gestion des vols, champ Gestion des validités lors de la saisie d'un vol, il faut choisir le comportement général parmi les choix suivants :
    • En mode "Restreint" : cela fera apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validités requises pour une ressource donnée
    • En mode "Avertissement" : cela fera apparaitre des alertes bloquantes ou non-bloquantes lorsqu'il y a une absence de validité requises pour une ressource donnée. Le choix de l'alerte bloquante ou non est déterminé par OpenFlyers en fonction du paramétrage du type de validité.
    • Désactivé
  • Puis cliquer sur le bouton Valider associé au formulaire.
Prendre en compte les validités requises pour un type de ressource donné
  • Aller dans Admin.
  • Puis choisir Structure > Paramétrage.
  • Dans le formulaire Gestion des vols, lorsque le champ Gestion des validités lors de la saisie d'un vol est actif, le champ Prendre en compte les validités requises pour un type de ressource donné apparait
  • Il faut l'activer pour prendre en compte les validités requises pour un type de ressource donné
  • Cliquer sur le bouton Valider associé au formulaire.
  • Puis vous pouvez paramétrer pour chaque type de ressource les validités requises

Paramétrer pour chaque type de vol les validités requises

Les validités requises lors de la saisie d'un vol dépendent des types de vols sélectionnés pour ce vol. Le paramétrage des validités requises pour chaque type de vol s'effectue ainsi :

  • Aller dans Admin.
  • Puis Vols > Types de vol
  • Dans le tableau Types de validités requises (si seul à bord) pour un type de vol donné, cocher les validités requises pour chaque type de vol

Imposer des types de validité pour des types de ressource différents

Pour rendre obligatoire une validité pour un type de ressource en particulier, il faut tout d'abord créer un type d'activité pour chacun de ces types.

Ensuite il faut associer ce nouveau type d'activité au type de ressource concerné.

Pour terminer il suffit de définir les validités requises pour ce type de vol.

Paramétrer pour chaque type de ressource les validités requises

Ce paramétrage permet de définir les validités requises en fonction des types de ressources à la fois pour la réservation et la saisie des activités.

  • Aller dans Admin > Ressources > Types de ressources.
  • Dans le tableau qui liste les types de ressources, cliquer sur l'icône dans la colonne Action symbolisant une check-list Fichier:Checklist.png et intitulée Validité.

On se retrouve avec un tableau qui permet de déterminer les validités requises d'une ressource donnée.

Les validités peuvent se suppléer les unes les autres. C'est la règle "ou" présente entre chaque validité d'une même ligne.

Si on souhaite que les validités s'ajoutent et soient toutes nécessaires, alors il faut les disposer sur des lignes différentes qui sont séparées par la règle "et" présente en début de ligne.

Exemples types :

  • Si on souhaite qu'une validité A soit requise, il faut cliquer sur la check verte de cette validité sur la 1ère ligne. Une deuxième ligne apparait alors avec aucune validité de sélectionnée.
  • Si on souhaite qu'une validité A et qu'une validité B soient toutes les 2 requises, il faut cliquer sur la check verte de la validité A de la 1ère ligne puis sur la check verte de la validité B de la 2ème ligne qui est apparue. Une 3ème ligne apparait alors également avec aucune validité de sélectionnée.
  • Si on souhaite qu’indifféremment les validités A ou B soient requises, il cliquer sur les check vertes de chacune des validités de la 1ère ligne.

Exemple pratique : On souhaite qu'un utilisateur dispose d'un brevet PPL ou d'un brevet BB et qu'il dispose également d'une visite médicale de classe 1 ou de classe 2. Pour cela, on va cliquer :

  • sur les validités "PPL" et "BB" de la 1ère ligne.
  • sur les validités "Visite médicale classe 1" et "Visite médicale classe 2" de la 2ème ligne.

Conseil OpenFlyers :

  • En mode restreint, ne pas oublier d’attribuer les validités aux membres pour qu'ils ne soient pas bloqués. Il est recommandé de rester en mode avertissement durant plusieurs semaines avant d'activer les restrictions.

Paramétrer des rappels par email des validités à échéance

Ce paramétrage n'est possible que pour les validités soumises à échéance :

  • Depuis l'ancienne interface, aller sur la page Admin > Utilisateurs > Types de validités
  • Pour chaque validité soumise à échéance :

/!\ Les validités sans date d'échéance ne déclenchent pas l'envoi du rappel.

Exemple de paramétrage de rappel qu'au premier mois d'échéance :

Exemple de paramétrage de rappel journalier au bout d'un mois d'échéance :

Exemple de paramétrage de rappel hebdomadaire au bout de deux mois d'échéance :

Paramétrer le surpassement des restrictions sur les validités

A l'inverse de ce qui est présenté dans ce chapitre, il est également possible de créer un profil restreint empêchant tout surpassement.

Comme indiqué dans le chapitre Contrôle des validités, que se soit à la connexion, lors d'une réservation ou lors d'une saisie d'activité, il est possible de mettre en place des restrictions qui bloqueront les utilisateurs n'ayant pas les validités requises.

Cependant, dans certains cas, il peut être nécessaire de permettre à certaines populations d'utilisateurs de pouvoir surpasser ces restrictions.

Le paramétrage du surpassement dépend de plusieurs choses :

  • Est-ce que l'utilisateur peut surpasser lui-même ou est-ce que l'action que ne peut pas effectuer l'utilisateur peut être effectuée par une tierce personne
  • Est-ce que la population d'utilisateurs concernés est définie par un profil ou non
  • Est-ce que le surpassement est pour toute validité ou est-ce qu'il ne s'applique qu'à certaines validités

Voici quelques exemples de paramétrages possibles :

  • Permettre aux instructeurs de pouvoir effectuer une réservation même s'ils n'ont pas l'expérience récente suffisante :
    Comme les instructeurs disposent d'une validité permettant de connaitre leur statut d'instructeur, la méthode appropriée pour permettre aux instructeurs de surpasser l'absence d'expérience récente est la suivante :
    • Aller dans Ressources > Types de ressources
    • Cliquer sur le bouton symbolisant une liste de validités pour le type de ressource concerné
    • Sur la ligne où la validité à expérience concernée est cochée, cocher également le type de validité correspondant aux instructeur (exemple : "Flight Instructor (FI)")
  • Permettre à des utilisateurs n'ayant pas l'expérience récente en interne mais disposant de l'expérience récente suffisante grâce à leur activité externe de pouvoir surpasser la restriction, aussi bien en réservation qu'en saisie de vol, pour une validité à expérience récente donnée :

Supprimer un type de validité

  • Aller sur Utilisateurs > Types de validités
  • L'icône symbolisant une poubelle permet de supprimer un type de validité.

Si cette validité a été attribuée à au moins un utilisateur, un message d'avertissement avec la liste des utilisateurs apparait informant que lors de la suppression du type de validité cela supprimera les validités des utilisateurs qui la possèdent ainsi que les documents attachés.

Si cette validité est rattaché à un type de ressource ou à un produit alors une alerte bloquante, avec la liste des éléments rattachés, empêchera la suppression de cette validité. Il faudra d'abord retirer la validité aux éléments concernés.

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