Gestion des utilisateurs

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Gestion des utilisateurs

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des utilisateurs sur la version 4 d'OpenFlyers.

Onglets

La liste des utilisateurs contient tous les utilisateurs OpenFlyers au sens large, par exemple : les clients, les membres, les gérants, le secrétaire, le trésorier, le comptable, le mécanicien, l'utilisateur "invité" affiché constamment en poste libre, etc. C'est à dire aussi bien des personnes qui physiquement se connectent pour utiliser la plateforme OpenFlyers que des personnes qui ne se connecteront jamais comme des personnes morales mais qui doivent être facturées en tant que client.

Utilisateur

• Nom
• Prénom
• Mot de passe
• Profil
• Langue
• Fuseau horaire
• Validités

Données personnelles

• E-mail
• Date de naissance
• Sexe
• Nationalité
• Adresse
• Code postal
• Ville
• État/province
• Pays
• Téléphone personnel
• Téléphone professionnel
• Téléphone portable

Confidentialités

• E-mail visible de tous
• Téléphone personnel visible de tous
• Téléphone professionnel visible de tous
• Téléphone portable visible de tous

Notifications

• Notification des réservations par e-mail
• Rappel des réservations par e-mail
• Notification des réservations annulées
• Notification de la maintenance par e-mail
• Recevoir un email pour toute réservation
• Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance

Utilisation

Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs

• Ouvrir le menu
• Cliquer sur le pictogramme Liste des utilisateurs

Ajouter un utilisateur

• Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs
• Ajouter une ligne dans le tableau Liste des utilisateurs.
• Renseigner les cellules de la ligne. Les cellules nécessaires à l'enregistrement de l'utilisateur sont :
  • Utilisateur > Identifiant
  • Utilisateur > Nom
  • Utilisateur > Prénom
  • Utilisateur > Mot de passe
  • Utilisateur > Profil

Ajouter un intervenant (instructeur, formateur, etc.)

Pour ajouter un intervenant il faut d'abord le créer en tant qu'utilisateur. Ensuite, pour qu'il soit visible sur le planning, il faut lui rajouter des disponibilités.

Bloquer l'accès à un utilisateur

Si on souhaite bloquer l'accès à un utilisateur il existe plusieurs méthodes. La plus simple consiste à supprimer/désactiver l'utilisateur.

Parfois, cette solution n'est pas possible immédiatement car le compte comptable associé à l'utilisateur ne remplit pas tous les critères. Dans ce cas, il est possible de bloquer l'accès à l'utilisateur concerné en effectuant les 2 opérations suivantes :

• Supprimer l'adresse e-mail de l'utilisateur
• Changer son mot de passe

Ainsi, l'utilisateur ne pourra plus se connecter et ne pourra pas réinitialiser son mot de passe.

Il existe d'autres solutions :

• Attribuer une validité périmée et dont la péremption entraine le blocage de l'accès
• Attribuer un profil sans droit qui permettra donc de se connecter mais sa possibilité de réserver.

Gestion des disponibilités

La gestion des disponibilités se fait au même endroit qu'on le fasse pour soi-même ou pour les autres.

Réserver un intervenant seul

Pour réserver un intervenant seul sans réserver de ressource réelle, il faut en fait réserver l'intervenant avec une ressource factice. Pour cela il faut intervenir au niveau du paramétrage :

• Créer un type de ressource "Salle" de catégorie "Salle de classe"
• Créer une ou plusieurs ressources de type "Salle".
• Cocher pour les ressources ainsi créées Réservable et ne pas cocher Réelle.

Modifier un utilisateur

La modification des utilisateurs s'effectue selon les règles d'édition des données d'un tableau.

Réactiver un utilisateur

Les utilisateurs désactivés peuvent être réactivés :

• Aller dans Utilisateurs > Utilisateurs > Désactivés.
• Sur la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône représentant une flèche verte dans la colonne Réactiver.

Quand un utilisateur est ré-activé :

• Lorsque celui-ci ne possède plus de profil existant alors cet utilisateur va prendre automatiquement les profils par défaut à attribuer lors de la création d'un utilisateur. Ces profils par défaut se trouvent dans la page Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut.
• Lorsque la gestion des comptes est activée, ses comptes sont réactivés. Egalement, les comptes définis dans Admin > Utilisateurs > Profils plus > Type de compte requis sont créés pour cet utilisateur si manquant.

Supprimer/Désactiver un utilisateur

Lorsqu'un utilisateur n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique en le désactivant.

Pour pouvoir désactiver un utilisateur, il faut au préalable :

• que celui-ci n'ait pas de réservation future
• que les comptes associés soient désactivables

La liste des comptes associés à un utilisateur se trouve dans Comptes > Utilisateurs > Comptes utilisateur

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :

• Aller dans Utilisateurs > Utilisateurs.
• Cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle sur la ligne de l'utilisateur à désactiver.

Si l'utilisateur n'est pas désactivable car son compte n'est pas soldé mais que l'on souhaite néanmoins lui empêcher l'accès à OpenFlyers, il suffit de lui attribuer une validité dépassée et obligatoire pour la connexion comme par exemple une validité "Cotisation". Cette validité doit être paramétrée à "Pas d'accès" dans le champ Alerte à la connexion.