Configuration des réservations externes

Présentation

Cette page présente le paramétrage du module de réservations extérieures.

Voir la page Utilisation des réservations extérieures pour la présentation et l'utilisation du module.

Mise en place

Créer les profils

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils, puis :

• Créer un profil pour les clients extérieurs. Le profil ne doit avoir aucun droit. Il doit être configuré pour être affecté automatiquement aux clients extérieurs (cf. Activer et paramétrer le module des réservations extérieures).
• Créer un profil pour les pilotes pouvant faire passer un baptême de l'air.

Ce profil doit avoir les droits

• Réservations > Planning personnel
• Réservations > Planning individuel visible pour les autres

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus, colonne Profils visibles, cocher le profil précédemment créé pour les profils qui doivent pouvoir voir les lignes de réservations de ces utilisateurs ou modifier les disponibilités de ces utilisateurs.

Gérer les places

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus, dans la colonne Attribution de place :

• S'assurer que le profil des clients extérieurs puisse s'attribuer une place de pilote (place de gauche) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.
• S'assurer que le profil des pilotes pouvant effectuer un baptême puisse s'attribuer une place d'instructeur (place de droite) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.

Créer un type d'activité

Si ce n'est pas déjà fait, créer un type d'activité pour les réservations extérieures en allant dans Admin > Types d'activités > Actifs. Le nom du type d'activité apparaitra sur le bon de commande. Afin qu'il s'intègre correctement dans le reste de l'interface (sans créer de faute d'orthographe), le nom du type d'activité doit être un groupe nominal masculin.

Exemples :

• Baptême de l'air
• Vol découverte

Déconseillé :

• Balade découverte

Créer un type de validité pour les bons de réduction (facultatif)

Il est possible de donner la possibilité aux clients de fournir un bon de réduction. Ce bon de réduction sera ensuite stocké dans une validité. Pour ce faire :

1. Aller dans Admin > Utilisateurs > Types de validités.
2. Cliquer sur le bouton Ajouter un type de validité.
3. Lui donner un nom comme "Bon de réduction" et cocher Associer un document.
4. Valider en cliquant sur Enregistrer.
5. Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus.
6. Vérifier que les profils pouvant gérer cette validité ont bien la validité en question dans la liste Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier.

Ajouter une règle pour les réservations extérieures

Aller dans Admin > Structure > Structure > Paramétrage et descendre dans la catégorie Gestion du planning. Dans Régles de saisie XML ajouter une règle de la forme suivante :

<xml><rule>

   <activityTypeList>
       <activityType></activityType>
   </activityTypeList>
   <resourceTypeList minQty="1" maxQty="1">
       <resourceType>*</resourceType>
   </resourceTypeList>
   <placeList>
       <place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="4">
           <profile></profile>
       </place>
       <place index="1" minQty="1" maxQty="1" status="4">
           <profile></profile>
       </place>
   </placeList>

</rule></xml>

Activer et paramétrer le module des réservations extérieures

1. Aller dans Admin > Structure > Structure > Paramétrage et descendre dans la catégorie Gestion des réservations extérieures.
2. Mettre Gestion des réservations extérieures sur Activé(e) et valider en appuyant sur le bouton Enregistrer.
3. Remplir les différents champs manquants :
   • Profil des pilotes pouvant effectuer un baptême de l'air
   • Profil à affecter aux clients
   • Type d'activité à affecter aux réservations
4. Si un type de validité pour les bons de réduction a été créé, le sélectionner dans la liste déroulante Enregistrer les bons de réduction en tant que.
5. Si besoin, modifier les autres champs :
   • Heure minimale (locale) de début de réservation d'un baptême de l'air
   • Heure maximale (locale) de fin de réservation d'un baptême de l'air
   • Durée d'un baptême de l'air
   • Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de ___
   • Interdire d'effectuer une réservation se terminant dans plus de ___
   • Limitation du nombre de réservations
   • Permettre de choisir le temps de vol
   • Template du mail contenant le bon de réservation (voir #Template)
6. Valider en appuyant sur le bouton Enregistrer.

L'interface des réservations extérieures (Planning > Planning > Réservations extérieures). Devrait désormais afficher un calendrier (vide).

Ajouter des pilotes

• Aller dans Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs.
• Choisir un pilote à ajouter et cliquer sur l'icône modifier.
• Dans la liste profil sélectionner le profil indiquant que le pilote peut effectuer des baptêmes de l'air.
• Valider en appuyant sur le bouton Enregistrer.
• Aller dans Planning > Données > (In)disponibilités et indiquer les disponibilités du pilote.

Ajouter des ressources

• Aller dans Gestion > Ressources > Actives.
• Choisir la ressource à ajouter et cliquer sur l'icône modifier.
• Cocher Peut effectuer des baptêmes de l'air dans la colonne Champs métier.
• Valider en appuyant sur le bouton Enregistrer.

Template

Le mail contenant le bon de réservation peut être personnalisé :

• Aller dans Admin > Structure > Structure > Paramétrage > Gestion des réservations extérieures
• Modifier Template du mail contenant le bon de réservation
• Valider en cliquant sur Enregistrer

Variables disponibles :

Nom de la variable	Valeur de la variable
%ACTIVITY_TYPE_NAME	Le nom du type d'activité affecté aux réservations.
%BOOKING_ID	Le numéro de commande. / L'identifiant de la réservation.
%CLIENT_FULL_NAME	Le nom + prénom du client.
%DATE	La date de la réservation.
%END_TIME	L'heure de fin de la réservation.
%PILOT_FULL_NAME	Le nom + prénom du pilote.
%RESOURCE_NAME	Le nom de la ressource réservée.
%START_TIME	L'heure de début de la réservation.