Configuration des réservations externes

Présentation

Cette page présente le paramétrage du module de réservations externes.

Voir la page Utilisation des réservations externes pour la présentation et l'utilisation du module.

Configurer

Activer et paramétrer le module des réservations externes

• Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes
• Activer le toggle-switch Réservations externes.
• Cliquer sur Enregistrer

Renseigner les champs suivants avec les paramètres souhaités :

• Synchronisation avec une API REST tierce (voir Interfacer les réservations externes avec un service web de gestion des codes de référence de vente)
• Heure de début (fuseau X)
• Heure de fin (fuseau X)
• Durée d'une réservation externes
• Permettre de choisir la durée d'activité
• Utiliser la couleur de la 1ère ressource disponible pour chaque créneau: permet d'activer Colorisation des créneaux disponibles en fonction de la 1ère ressource disponible
• Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de
• Interdire d'effectuer une réservation se terminant dans plus de
• Interdire d'annuler une réservation débutant dans moins de
• Limitation du nombre de réservations
• Autoriser uniquement les emails des utilisateurs actifs: Si activé, l'email de demande de confirmation est envoyé uniquement si l'adresse saisie dans le formulaire correspond à une adresse email d'un utilisateur actif.
• Profil utilisateur partie prenante : sélectionner le profil créé par la procédure Créer un profil pour les utilisateurs effectuant les activités liées aux réservations externes
  • Si Aucun est sélectionné, les périodes disponibles pour une réservation externe sont déterminées uniquement en fonction de la disponibilité des ressources
• Filtrer les utilisateurs avec le champ métier et Filtrer les ressources avec le champ métier (voir Filtrer les utilisateurs/ressources prises en compte pour les créneaux horaires disponibles)
• Profil à affecter aux clients : sélectionner le profil créé par la procédure Créer un profil pour les clients externes
• Type d'activité à affecter aux réservations : sélectionner le type d'activité à affecter aux réservations externes

Si un type de validité pour les bons d'achat a été créé, le sélectionner dans la liste déroulante Demander une pièce jointe et l'enregistrer dans le type de validité suivant

Si un type de validité pour les bons d'achat a été sélectionné, il est possible de:

- Modifier le label associé au champ d'importation de la pièce jointe qui apparait dans l'interface de la saisie des coordonnées en éditant le champ Nom du champ pour la pièce jointe.

- Préciser si l'import de la pièce jointe est obligatoire ou facultative en sélectionnant l'une des deux options du champ Pièce jointe.

• Enregistrer la référence transmise en paramètre GET en tant que (voir Affecter la référence du bon d'achat à la réservation externes)
• Template de l'e-mail de confirmation de réservation (voir l'exemple Template e-mail de confirmation de réservation)
• Personnaliser l'objet de l'e-mail d'annulation de réservation (voir l'exemple Template e-mail d'annulation de réservation)
• Cliquer sur le bouton Enregistrer

L'interface des réservations externes (Planning > Planning > Réservations externes). Devrait désormais afficher un calendrier (vide)

Templates d'email

Template e-mail d'annulation de réservation

• Définir la template de l'e-mail dans le champ Template de l'e-mail d'annulation de réservation dans l'interface de paramétrage Réservations externes.

Exemple de template d'e-mail par défaut:

Madame, Monsieur %CLIENT_FULL_NAME,

Nous sommes au regret de vous informer de l'annulation de votre réservation sur l'appareil %RESOURCE_NAME le %DATE, de %START_TIME à %END_TIME
avec comme pilote %PILOT_FULL_NAME.

Cette opération a été effectuée par %AUTHENTICATION_LOGIN

Vous pouvez nous contacter par téléphone pour trouver un nouveau créneau disponible.

Annuler la réservation : %%BOOKING_CANCEL_URL

En vous remerciant par avance pour votre compréhension,

Cordialement,

• Personnaliser l'objet de l'e-mail dans le champ Personnaliser l'objet de l'e-mail d'annulation de réservation dans l'interface de paramétrage Réservations externes.

Exemple de l'objet d'e-mail par défaut:

Annulation de votre réservation %STRUCTURE_NAME

• L'e-mail est envoyé immédiatement après l'annulation de la réservation.

Template e-mail de confirmation de réservation

• Définir la template de l'e-mail dans le champ Template de l'e-mail de confirmation de réservation dans l'interface de paramétrage Réservations externes.

Exemple de template d'e-mail par défaut:

Votre %ACTIVITY_TYPE_NAME a été réservé avec succès.


Numéro du bon de réservation: %BOOKING_ID
Réservé au nom de: %CLIENT_FULL_NAME
Date: %DATE, de %START_TIME à %END_TIME
Votre pilote: %PILOT_FULL_NAME
Son adresse e-mail: %PILOT_EMAIL
Son numéro de téléphone portable: %PILOT_CELL_PHONE
Votre appareil: %RESOURCE_NAME
Vous recevrez un email de confirmation ou d'annulation de la demande au plus tard %CANCEL_BOOKING_MIN_TIME avant le vol projeté.

Annuler la réservation:

Afin d'annuler votre réservation, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous.
<a href="%BOOKING_CANCEL_URL" >Cliquez ici pour annuler.</a>

À bientôt!

• L'e-mail est envoyé immédiatement après l'enregistrement de la réservation

Variables

Nom de la variable	Valeur de la variable
%ACTIVITY_TYPE_NAME	Le nom du type d'activité affecté aux réservations.
%AUTHENTICATION_LOGIN	Le nom + prénom d'utilisateur connecté
%BOOKING_CANCEL_URL	Lien pour annuler la réservation
%BOOKING_ID	Le numéro de commande. / L'identifiant de la réservation.
%CLIENT_FULL_NAME	Le nom + prénom du client.
%CANCEL_BOOKING_MIN_TIME	Le délai minimum avant la réservation pour l'annuler.
%DATE	La date de la réservation.
%END_TIME	L'heure de fin de la réservation.
%EXTRAFIELDxx	Permet de récupérer le contenu d'un champ métier. xx = numéro d'identifiant du champ métier. Exemple : %EXTRAFIELD35
%PILOT_EMAIL	L'adresse email du pilote.
%PILOT_HOME_PHONE	Le numéro de téléphone personnel du pilote.
%PILOT_WORK_PHONE	Le numéro de téléphone professionnel du pilote.
%PILOT_CELL_PHONE	Le numéro de téléphone portable du pilote.
%PILOT_FULL_NAME	Le nom + prénom du pilote.
%RESOURCE_NAME	Le nom de la ressource réservée.
%START_TIME	L'heure de début de la réservation.
%STRUCTURE_NAME	Le nom de la structure