Comptabilité
Principe général
définition de la comptabilité d'après wikipedia
Principe de la partie double
définition de la partie double d'après wikipedia
Que fait OpenFlyers ?
OpenFlyers dans sa version 3 gère toutes les écritures courantes de la comptabilité :
- facturation client
- facturation fournisseur
- encaissements
- paiements
- mouvements de compte à compte
Présentation des comptes
Comptes utilisateurs
(en France: comptes 411xxx) Il s'agit de comptes clients. L'appellation "compte utilisateur" est propre à OpenFlyers car certaines structures utilisatrices d'OpenFlyers étant des associations, les clients au sens comptable sont des membres ou des adhérents au sens de l’association. Le terme utilisateur permet de regrouper l'ensemble de ces termes en un seul.
- Les comptes sont débités des factures (vols, cotisations, etc.)
- Les comptes utilisateurs sont crédités par les paiements des utilisateurs (carte bancaire, chèques, liquide, etc.) que l'on nomme dans OpenFlyers les encaissements.
Quand un compte utilisateur est crédité par un encaissement, l'autre entrée (qui est un débit) doit affecter un compte de trésorerie (selon le gestionnaire des encaissements)
Comptes ressources
(en France: comptes en 7xxxxx ou en 6xxxxx)
Les comptes ressources sont une notion propre à OpenFlyers. Ils servent à coupler des comptes produits liés aux ressources. Normalement ces comptes produits doivent être uniquement crédités.
On peut également créer des comptes de charges qui devront alors être uniquement débités.
Comptes fournisseurs
(en France: comptes 401xxx)
- Les comptes sont crédités des factures fournisseurs (loyers, eau, électricité, etc.)
- La contrepartie va au débit sur un compte de charge.
- Les paiements des fournisseurs sont débités sur le compte fournisseur et crédité sur le compte de trésorerie
Comptes de trésorerie
(en France: comptes 512xxx)
Les comptes de trésorerie sont essentiellement des comptes bancaires.
Attention : les mouvements sur ces comptes se font dans le sens opposé du relevé de compte bancaire. Ainsi, une opération au débit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré en comptabilité au crédit et une opération au crédit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré au débit.
Comptes de TVA
(en France comptes 445xxx)
Les comptes de TVA sont utilisés pour enregistrer les contreparties liées à la TVA des factures fournisseurs et des factures clients.
Ils ne sont pas usités dans les associations qui ne facturent pas la TVA à leurs clients et qui n'ont donc pas besoin de gérer la contrepartie liée à la TVA des factures fournisseurs.
Comptes de charges
(en France: comptes 6xxxxx)
Les comptes de charges permettent d'enregistrer les contreparties des factures fournisseurs.
Comptes de produits
(en France: comptes 7xxxxx)
Les comptes de produits permettent d'enregistrer les contreparties des factures clients/utilisateurs.
Le chiffre d'affaire correspond au total des comptes produits.
Normalement, dans OpenFlyers, la majorité des factures clients doivent être affectées à des comptes ressources-produits étant donné que les structures utilisant OpenFlyers génèrent l'essentiel de leur chiffre d'affaire par le biais de la mise à disposition de ressources.
Les 4 types d'écritures
Note : quelque soit l'écriture (=ensemble de mouvements) elle doit toujours être équilibrée (=la somme des débits doit être égale à la somme des crédits)
Saisie d'une facture fournisseur
Attention : nous présentons ici uniquement la saisie d'une facture fournisseur d'un produit non immobilisé. S'il s'agit de saisir une facture d'un produit immobilisé, alors il faut se référer à la saisie d'une facture fournisseur d'immobilisation.
J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 15 € | |
| TVA déductible (445660) | 2.94 € | |
| Papeterie | 17.94 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 17.94 € sur son compte
Saisie d'une facture fournisseur intra-communautaire
J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie allemande :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 15 € | |
| TVA déductible (445660) | 2.94 € | |
| Papeterie (401) | 15 € | |
| TVA due intracommunautaire (445200) | 2.94 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 15.00 € sur son compte
Passage de la TVA fournisseur en intra-communautaire
Si cette facture a déjà été saisie comme une facture fournisseur normale, alors il faut rajouter les écritures :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| TVA déductible intracommunautaire(445661) | 2.94 € | |
| TVA due intracommunautaire (445200) | 2.94 € |
Saisie d'une facture client
Je vend un stylo à 20 € HT + 3.92 € de TVA à un client :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Client | 23.92 € | |
| Stylo (compte de produit) | 20 € | |
| TVA collectée (445710) | 3.92 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le client à un solde débiteur 23.92 € sur son compte
Saisie d'un paiement (à un fournisseur)
Je fais un chèque de 17.94 € à mon papetier :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Papeterie | 17.94 € | |
| Trésorerie | 17.94 € |
Saisie d'un encaissement (d'un client)
Je reçois un chèque de 23.92 € de mon client :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Client | 23.92 € | |
| Trésorerie | 23.92 € |
Quelques conseils
Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers
Le logiciel OpenFlyers permet d'importer des soldes de comptes (les "à nouveaux"). Par conséquent, il est conseillé de passer en production sur la gestion des comptes clients et/ou la comptabilité courante en début d'exercice (par exemple au 1er janvier). Cela évite d'avoir à générer 2 à nouveaux au cours d'un même exercice et d'avoir à fusionner les écritures comptables depuis plusieurs logiciels.
Néanmoins, cela n'empêche pas de préparer la gestion de la comptabilité dans OpenFlyers bien avant le 1er janvier. Il est même recommander de ne pas attendre la dernière minute pour effectuer ou faire effectuer le paramétrage de la comptabilité dans OpenFlyers.
Et concernant le paramétrage, nous recommandons de profiter de notre forfait paramétrage (soit en supplément de l'abonnement First Price soit inclus dans l'abonnement Business) afin d'être sûr de tirer profit au mieux des possibilités de l'application OpenFlyers ainsi que de notre expertise métier sur les bonnes pratiques comptables. Enfin, cela permet de gagner du temps.
Configuration du gestionnaire de tarification des vols
Débiter les vols mécaniques
Les vols mécaniques sont une charge pour le club. Le club peut être tenté de ne pas faire apparaitre cette charge dans sa comptabilité car il n'y a personne à facturer ! Cependant il est bon de débiter les vols mécaniques comme les autres vols pour deux raisons :
- Cela permet de suivre d'une manière comptable le coût de la mécanique (et notamment sa partie "vols") et éventuellement de détecter des dérives. C'est aussi utile lorsque l'on veut calculer le prix de revient d'un avion.
- Cela permet de controler plus facilement le chiffre d'affaire du club.
Contrôle du chiffre d'affaire
Le contrôle du chiffre d'affaire est une opération que devrait faire les personnes en charge de la validation des comptes.
Contrôler le chiffre d'affaire c'est vérifier que ce que l'on a fabriqué à bien était facturé (ou stocké).
Dans le cas des vols, il n'y a pas de stock possible. Donc le contrôle du chiffre d'affaire est très simple : on prend le nombre d'heures de vol faite par un avion et on multiplie par son coût horaire. On vérifie alors que le CA lié à cet avion correspond avec l'ensemble facturé qui apparait dans les comptes produits.
Exemple :
- L'avion UE a fait 300 heures de vols en 2008.
- Le prix de l'heure de vol est de 100 €.
- Le chiffre d'affaire lié à l'avion est alors de 300*100 = 30 000 €.
- Le compte produit de l'avion doit donc faire apparaître exactement un solde de 30 000 €.
Il faut tenir compte des changements tarifaires intervenus durant l'année. Le trésorier devrait donc fournir un état des heures de vol sur chacune des périodes tarifaires de l'année. D'où l'utilité d'effectuer les changements de tarifaire au 1er d'un mois : les états sont plus faciles à créer.
Il faut également tenir compte des différents tarifs (double commande, baptêmes de l'air, etc.)
Ainsi, le trésorier ou le secrétaire devrait communiquer un tableau pour chaque avion (ou chaque type avion) avec une ligne par type de vol (impliquant un tarif différent) et une colonne par date d'application du tarif.
Un autre tableau devrait comporter la ventilation des heures en fonction des mêmes éléments.
Il suffit alors de multiplier les cellules du premier tableau avec celles du second tableau puis d'additionner le tout : on obtient le chiffre d'affaire de l'avion (que l'on doit comparer avec le chiffre d'affaire effectivement facturé).
Messages d'alertes
Nous recommandons comme bonne pratique d'attirer l'attention des utilisateurs autorisés à valider les vols ou les écritures comptables que tout message d'alerte apparaissant dans l'espace d'administration doit conduire à stopper la validation des écritures dans l'attente de la résolution du problème par l'administrateur.