Écritures comptables
Règles sur les écritures
En comptabilité, il ne peut y avoir d'écriture de débit négatif ou de crédit négatif.
Les 4 grands types d'écritures
Note : quelque soit l'écriture (=ensemble de mouvements) elle doit toujours être équilibrée (=la somme des débits doit être égale à la somme des crédits)
Facture fournisseur
Attention : nous présentons ici uniquement la saisie d'une facture fournisseur d'un produit non immobilisé. Cf. le cas d'une facture fournisseur d'un produit immobilisé.
J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 15 € | |
| TVA déductible (445660) | 2.94 € | |
| Papeterie | 17.94 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 17.94 € sur son compte
Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 17.94 € | |
| Papeterie | 17.94 € |
Facture fournisseur intra-communautaire
J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie allemande :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 15 € | |
| TVA déductible (445660) | 2.94 € | |
| Papeterie (401) | 15 € | |
| TVA due intracommunautaire (445200) | 2.94 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 15.00 € sur son compte
Passage de la TVA fournisseur en intra-communautaire
Si cette facture a déjà été saisie comme une facture fournisseur normale, alors il faut rajouter les écritures :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| TVA déductible intracommunautaire(445661) | 2.94 € | |
| TVA due intracommunautaire (445200) | 2.94 € |
Facture client
Je vend un stylo à 20 € HT + 3.92 € de TVA à un client :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Client | 23.92 € | |
| Stylo (compte de produit) | 20 € | |
| TVA collectée (445710) | 3.92 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le client à un solde débiteur 23.92 € sur son compte
Dans le cas où l'on ne facture pas la TVA, l'écriture devient :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Client | 20 € | |
| Stylo (compte de produit) | 20 € |
Paiement (à un fournisseur)
Je fais un chèque de 17.94 € à mon papetier :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Papeterie | 17.94 € | |
| Trésorerie | 17.94 € |
Encaissement (d'un client)
Je reçois un chèque de 23.92 € de mon client :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Client | 23.92 € | |
| Trésorerie | 23.92 € |
Avoirs
Avoir clients
Si vous souhaitez faire bénéficier un client d'un avoir sur ses futures factures (par exemple dans le cas où il paie une facture d'essence qui est normalement supportée par la structure), il vous faut saisir une écriture qui va créditer son compte client et débiter un compte produit. Cependant, normalement, on ne débite pas les comptes produits. Il faut donc enregistrer le mouvement sur un compte produit particulier en 709x. Voici un exemple avec un avoir sur des prestations de service à venir :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte client (411) | 119.60 € | |
| TVA collectée (445710) | 19.60 € | |
| Compte remise (709600 dans le cas d'une remise des services en 706) | 100.00 € |
Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte client (411) | 119.60 € | |
| Compte remise (709600 dans le cas d'une remise des services en 706) | 119.60 € |
Remises sur facture clients
Si vous souhaitez effectuer une remise sur une facture client, il faut passer une écriture de ce sens opposé à l'écriture correspondant à la facture en tenant compte de la TVA, si applicable.
Avoir fournisseurs
Un avoir fournisseur peut correspondre à une remise ou à un retour sur achat.
Remise sur facture fournisseur
A documenter
Retour sur achat fournisseur
Il s'agit d'annuler partiellement ou totalement une facture du fait du retour du produit ou d'une partie des produits. Dans ce cas, les écritures à passer corresponde exactement à l'opposé des écritures de d'une facture fournisseur :
J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie puis finalement, le stylo ne met plait pas, je le ramène et le fournisseur me rembourse. Je dois donc saisir une écriture qui annulera la 1ère facture :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 15 € | |
| TVA déductible (445660) | 2.94 € | |
| Papeterie | 17.94 € |
Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 17.94 € | |
| Papeterie | 17.94 € |
Si le fournisseur m'a fait un avoir, alors le montant de cet avoir doit correspondre au solde du compte du fournisseur (sous réserve que l'ensemble de ses factures soient payées).
Si le fournisseur m'a remboursé le trop perçu, alors il faut également saisir un remboursement fournisseur.
Factures clients spécifiques
Saisie d'une facture client Google AdSense
Je vend à Google AdSense de l'espace publicitaire. Sur leur attestation de revenus, il n'y a pas mention de TVA. Sur leur FAQ, il est noté : "Dans ce cas [je suis hors d'Irlande], les paiements dus sont effectués par Google Ireland, entreprise régie par les lois irlandaises. Conformément aux termes de votre contrat avec Google, les services fournis sont soumis au mécanisme d'autoliquidation : la TVA est due par le bénéficiaire du service, à savoir Google Ireland, conformément à l'article 196 de la directive 2006/112/CE du Conseil."
C'est donc Google (le bénéficiaire du service) qui se charge d'acquitter la TVA.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Client AdSense | 20 € | |
| Stylo (compte de produit) | 20 € |
Factures fournisseurs spécifiques
Achat direct
On appelle "achat direct" un achat pour lequel on a effectué le paiement directement et dont on ne souhaite pas gérer le compte fournisseur. Cela permet d'avoir 1 seule saisie au lieu de 2 normalement à savoir :
Ainsi, comptablement, on a les écritures suivantes :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 15 € | |
| TVA déductible (445660) | 2.94 € | |
| Trésorerie | 17.94 € |
Saisie d'une facture fournisseur Google AdWords
J'achète à Google AdWords de l'espace publicitaire. Sur leur facture, il n'y a pas mention de TVA. Par contre, il est mentionné : "conformément à l'article 196 de la directive du Conseil 2006/112/EC, la TVA sur ce service est due par le bénéficiaire du service." (à savoir nous).
Dans ce cas, on saisit la facture sans la TVA et on saisit ensuite 2 lignes fictives qui s'équilibrent. Cette opération est possible car Google est en Irlande (il s'agit donc d'une TVA intra-communautaire).
Facture fournisseur d'immobilisation
Référence : enregistrer achat immobilisation.
J'achète un avion à 150 000 € HT + 29 400 € de TVA chez un constructeur :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Immobilisation corporelle (21xxxx) | 150 000 € | |
| TVA déductible sur immobilisations (445620) | 29 400 € | |
| Constructeur (401xxx) | 179 400 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 179 400 € sur son compte
Remboursement fournisseur
Si j'ai payé trop à un fournisseur ou que j'ai retourné un achat, ce dernier va me rembourser le trop perçu. Un remboursement fournisseur correspond à l'opposé d'un paiement fournisseur :
Mon papetier me fait un chèque de 17.94 € :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Papeterie | 17.94 € | |
| Trésorerie | 17.94 € |
Revenus mobiliers
Dans ce type de revenu, il n'y a pas de facture et il n'y a pas de client. Il suffit donc de saisir un mouvement entre le compte de trésorerie (au débit dans le cas d'un revenu positif) et le compte de produit correspondant à l'enregistrement des revenus mobiliers (compte 764 par exemple).
Paiement de la TVA
TVA annuelle
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| TVA à décaisser (445510) | X € | |
| Compte courant (512xxx) | X € |
Acomptes de TVA
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Taxes sur le chiffre d'affaires à régulariser ou en attente - Acomptes - Régime simplifié d'imposition (445810) | X € | |
| Compte courant (512xxx) | X € |
Subventions
Subventions d'exploitation
Subventions d’exploitation accordées sans conditions
Enregistrement de la "promesse" de subvention (par exemple lors de l'obtention d'un document officiel indiquant l'obtention de la subvention)
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Subventions d’exploitation à recevoir (4417 - compte de tiers) | 10.000 € | |
| Subventions d’exploitation (74 - compte produit) | 10.000 € |
Lorsque la subvention est réellement encaissée, il faut saisir cet encaissement sur le compte 4417.
Subventions d'investissement
Transfert de charge
Dans certains cas, de l'argent peut "arriver" sur le compte de trésorerie sans que cela soit pour autant une recette issue d'une facturation client. C'est le cas par exemple :
- Lorsqu'une assurance rembourse un sinistre,
- Lorsque des utilisateurs bénéficient d'une subvention attribuée par leur fédération et qui est versée sur le compte de leur de leur structure
L'écriture de transfert de charge correspond alors à enregistrer :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Trésorerie (512) | 100.00 € | |
| Transfert de charge (791) | 100.00 € |
Il n'y a pas d'opération de TVA à associer.
Écritures de fin d'exercice avant la clôture de la comptabilité
Les écritures de fin d'année à passer en comptabilité peuvent être nombreuses et il peut être nécessaire de faire appel à un expert-comptable.
Entre autre, il faut penser à :
- calculer le solde de TVA lorsqu'applicable
- la correction des ventilations des salaires et charges sur les exercices
- transférer les produits et charges constatées d'avance
- passer les amortissements et provisions pour charge
- passer l'écriture d'apurement des comptes de résultat
Écritures de transfert des produits et charges constatées d'avance
L'idéal est d'avoir des comptes produits dédiés pour recevoir les ventes correspondant à des produits constatés d'avance. Il en est de même pour les comptes de charges.
Ainsi, supposons que nous ayons un compte produit Cotisation N+1 recevant les produits des cotisations valables pour l'année suivante. En fin d'année, ce compte produit à un solde X. Il faut transférer le montant de ce solde sur un compte de produits constatés d'avance :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Cotisations N+1 (compte de produit) | X € | |
| Produits constatés d'avances (compte de tiers 487) | X € |
Après l'ouverture du nouvel exercice, il faudra réaffecter les produits/charges constatées d'avances.
Écriture d'apurement des comptes de résultat
L'écriture d’apurement des comptes de charges (6x) et de produits (7x) se fait après édition du compte de résultat au 31 décembre de l'année considérée.
Le but est de solder (=mettre à 0) tous les comptes de résultat et d'injecter le résultat de l'exercice dans le compte 129000 (perte) ou 120000 (bénéfice).
Pour effectuer plus facilement cette opération manuellement, OpenFlyers intègre deux outils dans le module de saisie d'un flux (comptes/saisir un flux) :
- La possibilité de "ramener à zéro" le solde de tout compte
- Le calcul automatique de la balance
Ainsi, pour passer l'écriture d'apurement il faut procéder ainsi :
- Exporter la liste des comptes qui ne sont pas nuls (version 2.1, version 3).
- De cette liste ne considérer que les comptes de résultat
- Aller dans Comptes > Saisir un flux
- Dans la colonne Compte, choisir le premier compte de résultat non nul de la liste
- Sur la même ligne, cliquer sur l’icône de la balance pour ramener le solde ce compte à zéro : le solde du compte doit alors apparaitre dans la case débit ou crédit selon que le compte était créditeur ou débiteur
- Faire de même ligne avec le deuxième compte sur la deuxième puis répéter l'opération avec tous les comptes à apurer en créant de nouvelles lignes
- Enfin, créer une dernière ligne et sélectionner l'action d'équilibrage des écritures pour calculer la contre-partie de l'ensemble des écritures précédentes.
- Affecter cette contre-partie sur un compte de bilan de perte ou de bénéfice selon le cas à considérer.
Attention : Le calcul automatique de la balance n'est pertinent que s'il n'y a pas eu d'écriture sur le nouvel exercice. Si c'est le cas, il faut saisir la valeur correspondante à la fin de l'exercice à la main.
Écriture de report à nouveau
Cette écriture n'a pas besoin d'être passée dans OpenFlyers lorsqu'on ouvre un nouvel exercice Comptable. En effet, les à nouveaux sont repris automatiquement du solde de l'exercice précédent.
Cependant, lorsqu'on crée de nouveaux comptes, lorsqu'on met en place la comptabilité dans OpenFlyers, il peut être nécessaire de passer une ou plusieurs écritures de report d'à nouveau. Il s'agit de saisir un flux au sens OpenFlyers en effectuant un mouvement entre un compte bilan 110000 "Report à nouveau" et le ou les comptes concernés. (Voir saisie d'un flux sur OF version 3).
Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité
Écritures de réaffectation des produits/charges constatées d'avances
Avant la clôture de la comptabilité, s'il a été nécessaire de transférer des produits ou charges constatées d'avances, alors après l'ouverture de la comptabilité, il faut réaffecter ces montants sur les comptes produits "normaux".
Ainsi, supposons que nous ayons passé un mouvement de X € entre le compte produit Cotisations N+1 et le compte de produits constatés d'avance. Alors il faudra réaffecter ce même montant sur le compte produit Cotisations N :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Produits constatés d'avances (compte de tiers 487) | X € | |
| Cotisations (compte de produit) | X € |