Bien débuter avec OpenFlyers

Présentation

La solution OpenFlyers permet de gérer l'ensemble de l'activité d'une structure autour de 2 éléments principaux :

• La réservation
• La gestion de l'activité réalisée (c'est à dire la gestion des heures de vols dans le cadre d'une activité aéronautique)

La mise en place d'OpenFlyers au sein d'une structure peut se découper en 2 phases :

1. La mise en place de la réservation qui est relativement simple à appréhender
2. La mise en place de la gestion de l'activité qui nécessite un travail de fond pour bien définir les règles de gestion de la structure aussi bien en terme de politique de relation client qu'en terme de gestion comptable.

Mettre en place la réservation

La mise en place de la réservation nécessite uniquement de définir uniquement :

• Les profils et droits associés pour les utilisateurs
• Les règles concernant les réservations
• Les ressources (les aéronefs dans le cas d'une activité aéronautique)
• Éventuellement les validités afin de générer des alertes pour les utilisateurs à la connexion et/ou à la réservation

Le paramétrage et la mise en production de cette phase peut être très rapide et ne nécessite pas de date clé comme pour la mise en place de la gestion d'activité.

L'import de données externe est également limité à importer uniquement le fichier des utilisateurs. Cependant, plus ce fichier sera complet au moment de l'import et moins de reprises manuelles seront nécessaires. Ainsi, des données comme l'adresse, la date de naissance ou le sexe de chaque utilisateur peuvent être incluses dans le fichier d'import.

Les risques associés à la mise en production des réservations est quasiment nul car il n'y a aucun mouvement comptable de généré et il n'y a pas d'export à effectuer par la suite : les réservations tournent en vase clos.

Mettre en place la gestion d'activité sur OpenFlyers

La mise en place de la gestion d'activité sur OpenFlyers se fait à n'importe quel moment de l'année. Le passage en production se fait idéalement au 1er janvier pour bénéficier du changement d'exercice comptable et de la clôture de l'exercice précédent pour récupérer les à nouveaux des comptes, notamment ceux des comptes clients.

La mise en place de la gestion d'activité doit être bien préparée. Car une fois en production, les données qui seront saisies généreront des écritures comptables qui seront éventuellement exportées vers un logiciel de comptabilité. Un mauvais paramétrage ou une mauvaise définition des besoins peut engendrer des erreurs latentes qui n'apparaitront pour certaines qu'à la fin du 1er exercice comptable si aucune vérification n'est effectuée d'ici là. Il sera alors difficile d'en retrouver l'origine et la correction des mauvaises écritures sera une tâche laborieuse et fastidieuse.

C'est la raison pour laquelle nous avons défini un ordre chronologique des actions à effectuer afin de limiter tout risque d'erreur.

Les risques associés à la mise en place de la gestion d'activité restent également limités : OpenFlyers n'effectue aucune opération sur des comptes bancaires réels. Par conséquent toute erreur d'écriture comptable peut être corrigée à n'importe quel moment par une contre-écriture. Le point le plus critique que nous avons identifié concerne pour l'aéronautique le décompte des heures de vols par OpenFlyers qui permet de déterminer les visites de maintenance. De ce fait, il est important de bien tester et valider le mode de calcul et de décompte. Le logiciel en lui-même est largement éprouvé puisqu'il approche les 300.000 vols saisis en 5 ans sans aucun problème.

La chronologie pour la mise en place de la gestion d'activité est présentée dans les paragraphes qui suivent.

Définir le périmètre des écritures qui seront gérées par OpenFlyers

Cela peut être :

1. La saisie de l'activité elle-même et donc la génération du chiffre d'affaire au travers des factures clients et des écritures comptables qui sont automatiquement générées avec l'activité
2. Les factures fournisseurs

Le premier point implique qu'OpenFlyers est également utilisé pour la saisie des encaissements clients et le second point implique qu'OpenFlyers est également utilisé pour la saisie des paiements fournisseurs.

A noter que quelque soit le périmètre choisi, OpenFlyers pourra générer l'export comptable vers le logiciel comptable utilisé pour saisir les "autres" écritures. Il faut donc bien avoir conscience que la bonne unique façon de fonctionner est la suivante :

• Ce qui doit être saisi dans OpenFlyers n'est saisi que dans OpenFlyers
• Ce qui doit être saisi dans OpenFlyers est saisi avant tout export
• On n'importe jamais dans OpenFlyers des données saisies dans un logiciel de comptabilité

Cela peut se résumer au principe d'hygiène de "la marche en avant" dans les cuisines : les données ne doivent jamais rebrousser chemin et ne doivent jamais se croiser

Paramétrer la plateforme

Nous recommandons vivement de déléguer cette opération à l'équipe OpenFlyers au travers du forfait paramétrage. Les avantages sont les suivants :

• Vous gagnez pas du temps
• Vous tirez profit d'un paramétrage adapté à votre structure grâce à notre connaissance de votre métier
• Vous tirez profit de la puissance de la solution OpenFlyers grâce à notre maitrise de ses fonctionnalités

Si vous souhaitez effectuer vous-même ce paramétrage, alors vous devez avoir reçu au préalable une formation par la SARL OpenFlyers. Cette formation est indispensable afin d'avoir la garantie que le paramétrage que vous mettrez en œuvre sera fait dans l'esprit du logiciel OpenFlyers. Cela garantie la pérennité de votre paramétrage lors des mises à jour d'OpenFlyers.

Forfait paramétrage

Nous proposons un forfait paramétrage qui permet d'éviter de consacrer du temps au paramétrage.

Ce forfait paramétrage inclut toute la configuration d'OpenFlyers :

• Mise en place des ressources ;
• Création des profils utilisateurs ;
• Paramétrage du décompte du temps vol ;
• Mise en place de la comptabilité :
  • Module de vente des produits ;
  • Moteur de création des écritures comptables associées aux ventes (heures de vols, produits) ;
• Définition des validités (licences, qualifications, échéances administratives, légales, médicales, etc.) ;
• Mise en place des rapports types parmi ceux publiés.

Nous attirons votre attention sur le moteur de création des écritures comptables qui permet d'automatiser toutes les écritures comptables qui doivent être générées lors d'une vente de produit. Grâce à sa puissance, nous mettons en place la ventilation automatique des facturations de groupement de clients comme les comités d'entreprises par exemple ou l'application de remises pour des catégories de clients.

Le forfait paramétrage inclut également l'import des utilisateurs par le biais d'un fichier informatique au format OpenOffice ou Excel que nous vous communiquons et que vous nous retournez rempli.

Vous pouvez retrouver le tarif du forfait paramétrage dans notre catalogue tarifaire si vous êtes en abonnement "First Price". Pour les autres abonnements, le forfait paramétrage est inclus.

Chronologie du forfait paramétrage

La procédure pour profiter du forfait paramétrage est la suivante :

1. Dans le cas où vous disposiez déjà d'un abonnement à une ancienne version 1.3 ou 2.1 d'OpenFlyers, vous devez d'abord nous demander de migrer votre plateforme sous version 3
2. Nous créons les factures correspondantes le cas échéant (selon votre abonnement) puis vous les payez.
3. Une fois que les factures générées sont acquittées (cela peut être immédiat en payant par carte bancaire) vous nous envoyez un e-mail pour nous en informer et on vous transmet par retour d'e-mail un questionnaire. Parallèlement à cela, si vous êtes en version 1.3 ou 2.1 nous programmons avec vous une mise à jour de votre plateforme.
4. Vous nous retournez le questionnaire paramétrage rempli.
5. Nous parcourons le questionnaire pour vérifier qu'il est complet. Si ce n'est pas le cas, nous vous demandons des précisions.
6. Une fois que le questionnaire est retourné complet et que votre plateforme est sous version 3, nous nous engageons à mettre en place le paramétrage initial sous 15 jours.
7. Ce paramétrage sera suivi par une validation par vos soins (en général des ajustements sont nécessaires). Nous vous enverrons un e-mail vous demandant de bien vouloir nous confirmer que le paramétrage effectué correspond à vos attentes. A défaut de réponse dans un délai de 1 mois, nous considérerons que le paramétrage effectué est bon.
8. Une fois que vous aurez terminé la validation du paramétrage, nous pourrons procéder, à votre demande et sans frais supplémentaire, à une suppression complète des écritures comptables qui auront été saisies pour tester le paramétrage.

Tester la configuration

Avant de passer en production, il faut vérifier qu'il n'y a pas de "grosses erreurs". Ces tests doivent se porter essentiellement sur les actions suivantes :

• Création d'utilisateurs
• Vérification que les comptes associés aux utilisateurs sont automatiquement créés
• Saisie des écritures types de l'activité

Dans le cas d'une activité aéronautique, cette saisie consiste à saisir des vols

• Vérification que les factures générées sont conformes à ce que l'on attend.

Passer en production

Le passage en production doit se faire à une date donnée et définie à l'avance (idéalement un 1er janvier). Cela suppose :

• Qu'avant cette date, toutes les écritures sont saisies dans l'ancien système de gestion utilisé
• A partir de cette date, toutes les écritures sont saisies dans OpenFlyers

Attention : lors du passage en production (idéalement le 1er janvier donc), il n'est pas encore possible d'exporter les soldes des comptes clients de l'ancien système de gestion car les écritures de l'exercice précédent n'ont pas encore été consolidées. Aussi, nous recommandons fortement de ne pas se précipiter pour rapatrier les soldes des comptes clients et de procéder en 2 temps :

• Passer en production sur la saisie des vols à la date convenue avec des à nouveaux de comptes clients à 0 (donc faux).
• Rapatrier ultérieurement les à nouveaux correspondant à la date de début d'exercice. Les à nouveaux s'inséreront dans les relevés de compte en début d'exercice correctement et les soldes des comptes clients deviendront alors juste.

Le passage en production ne nécessite aucune action particulière si ce n'est de donner les droits de saisie aux utilisateurs concernés.

Pour l'activité aéronautique :

• les premières saisies d'heures de vols mettront automatiquement à jour les compteurs des aéronefs.
• les validités avec expérience récente (par exemple "un vol tous les 3 mois") ne devront être paramétrés comme bloquant que lorsque le passage en production sera effectif depuis une durée supérieure à la période de calcul des validités avec expérience récente (par exemple 3 mois dans l'exemple donné).

Dans tous les cas, tant que les à nouveaux des comptes clients n'auront pas été rapatriés, le calcul du solde de leur compte sera faux. Il ne faut donc pas activer les blocages pour les soldes insuffisants, si cela est prévu, tant que les à nouveaux ne seront pas mis à jour.

Rapatrier les à nouveaux

Le rapatriement des à nouveaux ne doit être effectué qu'une fois que la comptabilité de l'exercice précédent a été consolidée et validée. Cette opération attend donc souvent plusieurs semaines avant de pouvoir être réalisée.

La meilleure méthode pour effectuer cette opération est d'importer un fichier csv contenant les à nouveaux de chaque compte client avec les références du client.

Dans le cadre du forfait paramétrage, nous recommandons de confier cette opération à l'équipe OpenFlyers.