Paramétrage des validités

From Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers
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Présentation

L'objet de cette page est de présenter le paramétrage des validités sur la version 4 d'OpenFlyers.

Il existe également une page qui traite de l'utilisation des validités.

Ajouter un type de validités

  • Admin > Utilisateurs > Types de validités
  • Cliquer sur le bouton Ajouter un type de validité
  • Remplir les champs en fonction du comportement attendu.
  • Cliquer sur le bouton Valider

La validité s'insère dans le tableau qui est trié par ordre alphabétique

Une fois le type de validité créé, la gestion de ce type de validité est automatiquement attribuée aux profils ayant le droit "Ajout et gestion de ses validités". Il peut être modifié dans la colonne Type de validité que l'utilisateur peut gérer de Utilisateurs > Profils plus.

Paramètres de configuration

Nom

Nom choisi pour désigner une validité

Soumise à échéance

Indique si la validité doit contenir une date d'échéance ou non

Gestion du code identifiant

Indique si un champ "code identifiant" est éditable pour y renseigner un code associé à la validité de l'utilisateur. Exemples : numéro de membre, numéro de licence, numéro de qualification, identifiant, etc.

Gestion de la date d'obtention

Indique si un champ "date d'obtention" doit être associé à la validité. Exemples : date de délivrance d'un permis, date d'obtention d'un brevet, 1ère date d'inscription

Associer un document

Indique s'il est possible d'associer un document à une validité. Un document est constitué d'une ou plusieurs pages. Chaque page a un nom et peut être indépendamment obligatoire ou non. Lorsque le paramètre "associer un document" est activé pour un type de validité, les utilisateurs peuvent téléverser un fichier pour chaque page afin de l'associer à la validité correspondante dans l'interface des validités.

Validité bloquante pour la saisie (si requise)

Indique le comportement pour ce type de validité que doit adopter OpenFlyers lors d'une tentative de saisie d'activité ou de réservation dont une validité requise est périmée ou absente. Si la validité est configurée comme bloquante, alors la saisie sera bloquée et impossible.

C'est utile en mode ouverture/fermeture d'activité où il est alors possible lors de l'ouverture de l'activité d'interdite un utilisateur de saisir son activité s'il manque un certain nombre de validités.

Validité bloquante pour le contrôle d'accès (si requise pour la réservation)

Cette colonne est visible uniquement dans le cas où un contrôle d'accès spécifique est interfacé avec OpenFlyers.

Elle permet de définir si une validité doit bloquer une autorisation d'accès gérée par un système de contrôle d'accès.

Le comportement du blocage est le suivant :

  • OpenFlyers liste les validités qui ne sont pas détenues par un utilisateur et qui sont des validités qui sont requises pour un type de ressource.
  • Si dans cette liste, il existe des validités qui sont marquées bloquantes pour le contrôle d'accès alors l'accès n'est pas autorisé.

Alerte à la connexion

Définit le comportement souhaité pour les contrôles des validités à la connexion. 4 types de comportements sont possibles lorsqu'une validité à échéance est périmée ou que l'expérience requise par la validité n'est pas suffisante :

Attention : une validité est considérée comme obsolète si les critères suivants sont remplis :

  • Elle est détenue par l'utilisateur
  • Sa date d'échéance est renseignée
  • Sa date d'échéance est passée

Ainsi, si un utilisateur ne dispose pas de la validité, il ne sera pas alerté ou bloqué à la connexion. De la même façon, un utilisateur qui dispose d'une validité sans que la date d'échéance ne soit renseignée ne sera également pas impacté.

A noter également qu'un utilisateur qui dispose d'un profil ayant le droit de surpasser les restrictions sur les validités expirées ne sera pas bloqué à la connexion si la restriction en place est Pas d'accès. Il aura une alerte surpassable.

Formule d'expérience

Lorsque ce champ est renseigné avec une formule, alors le type de validité devient une validité à expérience. Dans ce cas, la validité ne peut plus être attribuée à un utilisateur. Elle sert à vérifier que l'utilisateur remplit des critères variables au cours du temps. Elle est compatible avec tous les cas de contrôle de validité.

Exemples de validités à formule d'expérience :

  • avoir plus de 3 atterrissages dans les 90 derniers jours
  • ne pas dépasser plus de 90h dans les 30 derniers jours

cf. les formules de calcul d'expérience récente.

Note : une validité à expérience ne peut, par conception, être attribuée à un utilisateur puisqu'il s'agit d'un test. Il existe une protection qui empêche de transformer un type de validité, attribué à au moins un utilisateur, en validité à expérience. Cette protection affiche le message d'erreur Vous ne pouvez ajouter de formule d'expérience car des utilisateurs sont encore liés à cette validité. Il est important de noter que même si le type de validité est supprimé de tous les utilisateurs, cette suppression n'est pas forcément complète en base de données et qu'il reste donc en mémoire le fait que ce type de validité a été associé à des utilisateurs. Dans ce cas, il n'est pas possible de transformer le type de validité en validité à expérience.

Alerte échéance par email : 1er rappel

Ce champ ne peut être renseigné que pour les validités soumises à échéance. Il indique la période d'échéance pour déclencher le premier rappel par email.

Les validités sans date d'échéance ne déclenchent pas l'envoi du rappel.

Les emails de rappels ne sont pas envoyés aux utilisateurs désactivés.

Fréquence

Ce champ ne peut être renseigné que pour les validités soumises à échéance et lorsque le champ 1er rappel a été renseigné.

Il détermine la fréquence de rappel, après le 1er rappel, pour l'envoi de l'email d'alerte.

S'il est sur aucun et que le champ 1er rappel a été renseigné, alors 1 seul envoi d'email est effectué à la date du 1er rappel.

Les validités sans date d'échéance ne déclenchent pas l'envoi du rappel.

Certification

La cellule Certification a 4 choix possibles :

  • Désactivée : la certification n'est pas active sur ce type de validité
  • Requise : la certification est active. La validité ne sera considérée comme valide que si elle est certifiée. Si un document peut être associé, la présence des pages obligatoires est requise.
  • Possible par robot : la certification est active, un document est obligatoire et le robot peut certifier automatiquement un document associé à la validité.
  • Possible par OCR : La certification est active, un document doit être obligatoirement associé à la validté. Ensuite, une certification automatique par OCR peut être effectuée.

Lorsque la certification est requise, les personnes ayant en charge ce type de validités sont notifiées par e-mail lorsque la validité doit être certifiée, soit un des cas suivant :

Lorsque la certification est possible par robot, les personnes ayant en charge de ce type de validités sont notifiées par e-mail uniquement lorsque le robot n'est pas parvenu à certifier automatiquement le fichier téléversé.

Pour l'utilisation des validités avec certification, voir le chapitre certifier des validités.

Contrat

Permet de définir si la validité est un contrat.

Un gestionnaire ne peut attribuer l'état "contrat" à une validité que si cette dernière n'est pas déjà attribuée à un utilisateur.

L'affectation de l'état de "contrat" à une validité est irréversible, sauf si aucun utilisateur n'a signé cette validité-contrat. Le but est d'empêcher de générer une rupture d'intégrité en base de données ou de perdre des signatures qui seraient dues à une erreur de manipulation.

Voir la procédure Paramétrer une validité comme contrat.

Fichier du contrat

Permet de mettre en ligne un fichier PDF, ce fichier doit contenir le texte du contrat afin que les utilisateurs puissent le consulter.

Un fichier de contrat ne doit pas dépasser 500ko.

Un contrat n'est proposé à la signature que lorsqu'il contient un fichier.

Cependant lorsqu'un contrat est complet (fichier mis en ligne), tous les utilisateurs qui appartiennent à un profil n'étant pas dispensé de ce contrat devront le signer à leur connexion. La connexion n'est pas possible tant qu'il reste des contrats non signés.

Paramétrer le contrôle des validités

Paramétrer le contrôle des validités pour les activités ou les réservations

Lors de la saisie d'une activité ou d'une réservation, le contrôles des validités s'effectuer en fonction du type de ressource sélectionné et des types d'activités sélectionnés.

Prendre en compte les validités requises pour un type d'activité donné

  • Admin > Structure > Paramétrage.
  • Dans le formulaire aller sur la section Gestion des activités ou sur la section Gestion du planning selon si vous souhaitez configurer le contrôles des validités pour les activités ou pour les réservations
  • Champ Prendre en compte les validités requises pour un type d'activité donné, il faut choisir le comportement général parmi les choix suivants :
    • En mode "Restreint" : cela fait apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y a une absence de validités requises pour un type d'activité donné
    • En mode "Avertissement" : cela fait apparaitre des alertes bloquantes ou non-bloquantes lorsqu'il y a une absence de validité requises pour un type d'activité donné. Le choix de l'alerte bloquante ou non est déterminé par OpenFlyers en fonction du paramétrage du type de validité.
    • Désactivé
  • Puis vous pouvez paramétrer pour chaque type d'activité les validités requises

Paramétrer pour chaque type d'activité les validités requises

Les validités requises lors de la saisie d'une activité dépendent des types d'activités sélectionnés pour cette activité. Le paramétrage des validités requises pour chaque type d'activité s'effectue ainsi :

  • Admin > Activités > Types d'activités
  • Dans le tableau Types de validités requises (si seul à bord) pour un type d'activité donné, cocher les validités requises pour chaque type d'activité

Prendre en compte les validités requises pour un type de ressource donné

  • Admin > Structure > Paramétrage
  • Dans le formulaire aller sur la section Gestion des activités ou sur la section Gestion du planning selon si vous souhaitez configurer le contrôles des validités pour les activités ou pour les réservations
  • Champ Prendre en compte les validités requises pour un type de ressource donné, il faut choisir le comportement général parmi les choix suivants :
    • En mode "Restreint" : cela fait apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y a une absence de validités requises pour une ressource donnée
    • En mode "Avertissement" : cela fait apparaitre des alertes bloquantes ou non-bloquantes lorsqu'il y a une absence de validité requises pour une ressource donnée. Le choix de l'alerte bloquante ou non est déterminé par OpenFlyers en fonction du paramétrage du type de validité.
    • Désactivé
  • Puis vous pouvez paramétrer pour chaque type de ressource les validités requises

Paramétrer pour chaque type de ressource les validités requises

Ce paramétrage permet de définir les validités requises en fonction des types de ressources à la fois pour la réservation et la saisie des activités.

  • Admin > Types de ressources > Actifs
  • Dans le tableau qui liste les types de ressources, cliquer sur l'icône dans la colonne Action symbolisant une check-list Fichier:Checklist.png et intitulée Validité.

On se retrouve avec un tableau qui permet de déterminer les validités requises d'une ressource donnée.

Les validités peuvent se suppléer les unes les autres. C'est la règle "ou" présente entre chaque validité d'une même ligne.

Si on souhaite que les validités s'ajoutent et soient toutes nécessaires, alors il faut les disposer sur des lignes différentes qui sont séparées par la règle "et" présente en début de ligne.

Exemples types :

  • Si on souhaite qu'une validité A soit requise, il faut cliquer sur la check verte de cette validité sur la 1ère ligne. Une deuxième ligne apparait alors avec aucune validité de sélectionnée.
  • Si on souhaite qu'une validité A et qu'une validité B soient toutes les 2 requises, il faut cliquer sur la check verte de la validité A de la 1ère ligne puis sur la check verte de la validité B de la 2ème ligne qui est apparue. Une 3ème ligne apparait alors également avec aucune validité de sélectionnée.
  • Si on souhaite qu’indifféremment les validités A ou B soient requises, il cliquer sur les check vertes de chacune des validités de la 1ère ligne.

Exemple pratique : On souhaite qu'un utilisateur dispose d'un brevet PPL ou d'un brevet BB et qu'il dispose également d'une visite médicale de classe 1 ou de classe 2. Pour cela, on va cliquer :

  • sur les validités "PPL" et "BB" de la 1ère ligne.
  • sur les validités "Visite médicale classe 1" et "Visite médicale classe 2" de la 2ème ligne.

Conseil OpenFlyers :

  • En mode restreint, ne pas oublier d’attribuer les validités aux membres pour qu'ils ne soient pas bloqués. Il est recommandé de rester en mode avertissement durant plusieurs semaines avant d'activer les restrictions.

Paramétrer des rappels par email des validités à échéance

Ce paramétrage n'est possible que pour les validités soumises à échéance :

  • Admin > Utilisateurs > Types de validités
  • Pour chaque validité soumise à échéance :

/!\ Les validités sans date d'échéance ne déclenchent pas l'envoi du rappel.

Exemple de paramétrage de rappel qu'au premier mois d'échéance :

Exemple de paramétrage de rappel journalier au bout d'un mois d'échéance :

Exemple de paramétrage de rappel hebdomadaire au bout de deux mois d'échéance :

Paramétrer le surpassement des restrictions sur les validités

A l'inverse de ce qui est présenté dans ce chapitre, il est également possible de créer un profil restreint empêchant tout surpassement.

Comme indiqué dans le chapitre Contrôle des validités, que se soit à la connexion, lors d'une réservation ou lors d'une saisie d'activité, il est possible de mettre en place des restrictions qui bloqueront les utilisateurs n'ayant pas les validités requises.

Cependant, dans certains cas, il peut être nécessaire de permettre à certaines populations d'utilisateurs de pouvoir surpasser ces restrictions.

Le paramétrage du surpassement dépend de plusieurs choses :

  • Est-ce que l'utilisateur peut surpasser lui-même ou est-ce que l'action que ne peut pas effectuer l'utilisateur peut être effectuée par une tierce personne
  • Est-ce que la population d'utilisateurs concernés est définie par un profil ou non
  • Est-ce que le surpassement est pour toute validité ou est-ce qu'il ne s'applique qu'à certaines validités

Voici quelques exemples de paramétrages possibles :

  • Permettre aux instructeurs de pouvoir effectuer une réservation même s'ils n'ont pas l'expérience récente suffisante :
    Comme les instructeurs disposent d'une validité permettant de connaitre leur statut d'instructeur, la méthode appropriée pour permettre aux instructeurs de surpasser l'absence d'expérience récente est la suivante :
    • Aller dans Admin > Types de ressources > Actifs
    • Cliquer sur le bouton symbolisant une liste de validités pour le type de ressource concerné
    • Sur la ligne où la validité à expérience concernée est cochée, cocher également le type de validité correspondant aux instructeur (exemple : "Flight Instructor (FI)")
  • Permettre à des utilisateurs n'ayant pas l'expérience récente en interne mais disposant de l'expérience récente suffisante grâce à leur activité externe de pouvoir surpasser la restriction, aussi bien en réservation qu'en saisie de vol, pour une validité à expérience récente donnée :

Paramétrer une validité comme contrat

  • Admin > Utilisateurs > Types de validités.
  • Cliquer sur le bouton Ajouter un type de validité.
  • Choisir un nom pour le contrat.
  • Cocher Contrat.
  • Insérer le fichier contenant le corps du contrat dans Fichier du contrat.
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer
  • Si la validité-contrat ne doit pas être requise pour certains profils, il faut définir les profils exemptés.

Une fois ceci fait, tous les utilisateurs ou uniquement les utilisateurs n'appartenant aux profils exemptés devront signer le contrat à leur connexion.

Supprimer ou désactiver un type de validité

  • Admin > Utilisateurs > Types de validités
  • L'icône symbolisant une poubelle permet de supprimer ou désactiver un type de validité.

Si cette validité a été attribuée à au moins un utilisateur, un message d'avertissement avec la liste des utilisateurs apparaît proposant deux options :

  • La suppression : Permet de supprimer complètement le type de validité et les validités correspondantes détenues par les utilisateurs
  • La désactivation :
    • Permet de rendre obsolète un type de validité, notamment une validité contrat dont la signature ne sera désormais plus requise à la connexion tout en conservant l’historique des personnes ayant détenu cette validité ou ayant signé la « validité contrat ».
    • Pour afficher les validités désactivées, cliquer sur le bouton de switch Afficher les items désactivés disponible au-dessus et en-dessous du tableau.
    • Les types de validités désactivés s'affichent et se réactivent selon les caractéristiques des entrées désactivées des tableaux.

Si une validité du type qu'il faut supprimer est rattachée à un type de ressource ou à un produit alors une alerte bloquante, avec la liste des éléments rattachés, empêchera la suppression de cette validité. Il faudra d'abord retirer la validité aux éléments concernés.

Supprimer un type de validité déclaré comme contrat

  • Admin > Utilisateurs > Types de validités
  • L'icône symbolisant une poubelle permet de supprimer un contrat s'il n'a été signé par personne, sinon la page qui permet de consulter les utilisateurs l'ayant signé s'ouvre. Contrairement aux types de validités classiques, l'interface ne propose pas de bouton de suppression forcée

Il est impossible de supprimer un contrat une fois qu'il a été signé par aux moins 2 personnes. Cela permet de conserver la signature des documents par les utilisateurs.

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