Écritures comptables
Règles sur les écritures
En comptabilité, il ne peut y avoir d'écriture de débit négatif ou de crédit négatif.
Les 4 grands types d'écritures
Lorsqu'on fait de la comptabilité en partie double, il faut connaitre et comprendre les 4 types d'écritures classiques :
- L'enregistrement comptable d'une facture fournisseur
- L'enregistrement comptable d'une facture client
- L'enregistrement comptable d'un paiement à un fournisseur
- L'enregistrement comptable d'un encaissement d'un client
Dans OpenFlyers, une écriture comptable s'appelle un flux.
Il faut bien comprendre, que lorsque la structure enregistre comptablement une facture fournisseur, cela ne veut pas dire qu'elle a payé le fournisseur. Elle enregistre simplement le fait qu'elle doit de l'argent à un fournisseur qui lui a fait une facture suite à une commande. C'est l'enregistrement comptable du paiement au fournisseur qui "dit" que la structure a payé le fournisseur. A ce moment là, le compte fournisseur doit avoir une écriture de crédit qui est lié à l'enregistrement de sa facture et une écriture de débit qui est lié au paiement. Si le paiement correspond au montant de la facture, alors le solde du compte doit être nul : la structure ne doit rien au fournisseur et le fournisseur ne doit rien à la structure.
De la même façon, l'enregistrement d'une facture générée par la structure pour un de ses clients, ne veut pas dire que le client a payé sa facture. C'est l'enregistrement comptable de l'encaissement du client qui fait état de ce paiement. Là aussi, si l'encaissement du paiement du client est du même montant que la facture, alors le solde du compte du client est nul : le client ne doit pas d'argent à la structure et la structure ne doit pas d'argent au client.
Facture fournisseur
Attention : nous présentons ici uniquement la saisie d'une facture fournisseur d'un produit non immobilisé. Cf. le cas d'une facture fournisseur d'un produit immobilisé.
J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 15 € | |
| TVA déductible (445660) | 2.94 € | |
| Papeterie | 17.94 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 17.94 € sur son compte
Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 17.94 € | |
| Papeterie | 17.94 € |
Facture fournisseur intra-communautaire
J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie allemande :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 15 € | |
| TVA déductible (445660) | 2.94 € | |
| Papeterie (401) | 15 € | |
| TVA due intracommunautaire (445200) | 2.94 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 15.00 € sur son compte
Passage de la TVA fournisseur en intra-communautaire
Si cette facture a déjà été saisie comme une facture fournisseur normale, alors il faut rajouter les écritures :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| TVA déductible intracommunautaire(445661) | 2.94 € | |
| TVA due intracommunautaire (445200) | 2.94 € |
Facture client
Je vend un stylo à 20 € HT + 3.92 € de TVA à un client :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Client | 23.92 € | |
| Stylo (compte de produit) | 20 € | |
| TVA collectée (445710) | 3.92 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le client à un solde débiteur 23.92 € sur son compte
Dans le cas où l'on ne facture pas la TVA, l'écriture devient :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Client | 20 € | |
| Stylo (compte de produit) | 20 € |
Paiement (à un fournisseur)
Je fais un chèque de 17.94 € à mon papetier :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Papeterie | 17.94 € | |
| Trésorerie | 17.94 € |
Encaissement (d'un client)
Je reçois un chèque de 23.92 € de mon client :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Client | 23.92 € | |
| Trésorerie | 23.92 € |
Avoirs
Avoir clients
Si vous souhaitez faire bénéficier un client d'un avoir sur ses futures factures (par exemple dans le cas où il paie une facture d'essence qui est normalement supportée par la structure), il vous faut saisir une écriture qui va créditer son compte client et débiter un compte produit. Cependant, normalement, on ne débite pas les comptes produits. Il faut donc enregistrer le mouvement sur un compte produit particulier en 709x. Voici un exemple avec un avoir sur des prestations de service à venir :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte client (411) | 119.60 € | |
| TVA collectée (445710) | 19.60 € | |
| Compte remise (709600 dans le cas d'une remise des services en 706) | 100.00 € |
Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte client (411) | 119.60 € | |
| Compte remise (709600 dans le cas d'une remise des services en 706) | 119.60 € |
Remises sur facture clients
Si vous souhaitez effectuer une remise sur une facture client, il faut passer une écriture de ce sens opposé à l'écriture correspondant à la facture en tenant compte de la TVA, si applicable.
Avoir fournisseurs
Un avoir fournisseur peut correspondre à une remise ou à un retour sur achat.
Remise sur facture fournisseur
A documenter
Retour sur achat fournisseur
Il s'agit d'annuler partiellement ou totalement une facture du fait du retour du produit ou d'une partie des produits. Dans ce cas, les écritures à passer corresponde exactement à l'opposé des écritures de d'une facture fournisseur :
J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie puis finalement, le stylo ne met plait pas, je le ramène et le fournisseur me rembourse. Je dois donc saisir une écriture qui annulera la 1ère facture :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 15 € | |
| TVA déductible (445660) | 2.94 € | |
| Papeterie | 17.94 € |
Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 17.94 € | |
| Papeterie | 17.94 € |
Si le fournisseur m'a fait un avoir, alors le montant de cet avoir doit correspondre au solde du compte du fournisseur (sous réserve que l'ensemble de ses factures soient payées).
Si le fournisseur m'a remboursé le trop perçu, alors il faut également saisir un remboursement fournisseur.
Emprunt
Enregistrement comptable de l'emprunt
L'enregistrement de l'emprunt se fait à la date comptable de la libération des fonds. L'argent apparait alors sur le compte bancaire.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Banque X (512xxx - compte de trésorerie) | 100 000 € | |
| Emprunt X (164xxx - compte de bilan) | 100 000 € |
Enregistrement comptable d'une échéance
La mensualité se décompose en 2 parties :
- le capital remboursé, par exemple 1000 €
- les intérêts dus, par exemple 150 €
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Banque X (512xxx - compte de trésorerie) | 1150 € | |
| Emprunt X (164xxx - compte de bilan) | 1000 € | |
| Charges d'intérêts (661xxx - compte de charge) | 150 € |
Ainsi, une fois que l'emprunt est intégralement remboursé, le compte de bilan Emprunt X a un solde à 0 €.
Factures clients spécifiques
Saisie d'une facture client Google AdSense
Je vend à Google AdSense de l'espace publicitaire. Sur leur attestation de revenus, il n'y a pas mention de TVA. Sur leur FAQ, il est noté : "Dans ce cas [je suis hors d'Irlande], les paiements dus sont effectués par Google Ireland, entreprise régie par les lois irlandaises. Conformément aux termes de votre contrat avec Google, les services fournis sont soumis au mécanisme d'autoliquidation : la TVA est due par le bénéficiaire du service, à savoir Google Ireland, conformément à l'article 196 de la directive 2006/112/CE du Conseil."
C'est donc Google (le bénéficiaire du service) qui se charge d'acquitter la TVA.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Client AdSense | 20 € | |
| Stylo (compte de produit) | 20 € |
Factures fournisseurs spécifiques
Achat direct
Normalement, la saisie comptable des factures fournisseurs s'effectue au travers de 2 écritures :
- La saisie d'une écriture qui correspond à la facture fournisseur
- La saisie d'une 2ème écriture qui correspond au paiement au fournisseur
On appelle "achat direct" un achat pour lequel on a effectué le paiement directement et dont on ne souhaite pas gérer le compte fournisseur. Cela permet d'avoir 1 seule saisie. Ainsi, comptablement, on a l'écriture suivante :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stylo (compte de charge) | 15 € | |
| TVA déductible (445660) | 2.94 € | |
| Trésorerie | 17.94 € |
L'utilisation de cette méthode présente l'avantage de diviser par 2 le nombre d'écritures comptables. Par contre, cela ne permet pas de contrôler les dettes auprès des fournisseurs lorsque le paiement d'une facture ne s'effectue pas de suite.
Saisie d'une facture fournisseur Google AdWords
J'achète à Google AdWords de l'espace publicitaire. Sur leur facture, il n'y a pas mention de TVA. Par contre, il est mentionné : "conformément à l'article 196 de la directive du Conseil 2006/112/EC, la TVA sur ce service est due par le bénéficiaire du service." (à savoir nous).
Dans ce cas, on saisit la facture sans la TVA et on saisit ensuite 2 lignes fictives qui s'équilibrent. Cette opération est possible car Google est en Irlande (il s'agit donc d'une TVA intra-communautaire).
Facture fournisseur d'immobilisation
Référence : enregistrer achat immobilisation.
J'achète un avion à 150 000 € HT + 29 400 € de TVA chez un constructeur :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Immobilisation corporelle (21xxxx) | 150 000 € | |
| TVA déductible sur immobilisations (445620) | 29 400 € | |
| Constructeur (401xxx) | 179 400 € |
A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 179 400 € sur son compte
Remboursement fournisseur
Si la structure a trop payé un fournisseur ou que l'achat a été retourné, le fournisseur va rembourser le trop perçu. Un remboursement fournisseur correspond à l'opposé d'un paiement fournisseur :
Le papetier fait un chèque de remboursement de 17.94 € :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Papeterie | 17.94 € | |
| Trésorerie | 17.94 € |
Revenus mobiliers
Dans ce type de revenu, il n'y a pas de facture et il n'y a pas de client. Il suffit donc de saisir un mouvement entre le compte de trésorerie (au débit dans le cas d'un revenu positif) et le compte de produit correspondant à l'enregistrement des revenus mobiliers (compte 764 par exemple).
Paiement de la TVA
TVA annuelle
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| TVA à décaisser (445510) | X € | |
| Compte courant (512xxx) | X € |
Acomptes de TVA
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Taxes sur le chiffre d'affaires à régulariser ou en attente - Acomptes - Régime simplifié d'imposition (445810) | X € | |
| Compte courant (512xxx) | X € |
Initialiser le solde d'un compte de bilan
Normalement, il n'y a pas lieu de modifier le solde d'un compte de bilan autrement que lors de la mise en place de la comptabilité. Cette initialisation s'effectue lors du rapatriement des à nouveaux. Dans OpenFlyers, elle est automatisable pour les comptes clients. Elle peut être décalée dans le temps et doit être faite manuellement, c'est à dire en utilisant la fonction Saisir un flux pour les autres comptes de bilan sur le modèle ci-dessous qui correspond au type d'écriture généré automatiquement pour l'import des comptes clients :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte de bilan concerné | 10.000 € | |
| Report à nouveau | 10.000 € |
La date comptable à saisir pour ce type d'écriture est le dernier jour de l'exercice précédent, c'est à dire typiquement le 31 décembre de l'année précédente. Cela permet :
- de retrouver facilement l'écriture d'initialisation qui se retrouve être sur un jour spécifique
- d'éviter que l'écriture se retrouve exportée avec le nouvel exercice comptable en cours
Initialiser le solde d'un compte de trésorerie
Attention : dans le cas d'un compte de trésorerie il faut penser que le signe du solde doit être inversé par rapport au relevé de banque. Ainsi, si le compte de trésorerie est positif de +1234 €, alors il faut saisir un flux qui va le débiter de +1234 €. L'écriture comptable sera donc la suivante :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte de trésorerie | 1.234 € | |
| Report à nouveau | 1.234 € |
Cette opération se fait au travers de la saisie d'un flux.
Subventions
Subventions d'exploitation
Subventions d’exploitation accordées sans conditions
Enregistrement de la "promesse" de subvention (par exemple lors de l'obtention d'un document officiel indiquant l'obtention de la subvention)
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Subventions d’exploitation à recevoir (4417 - compte de tiers) | 10.000 € | |
| Subventions d’exploitation (74 - compte produit) | 10.000 € |
Lorsque la subvention est réellement encaissée, il faut saisir cet encaissement sur le compte 4417.
Subventions d'investissement
Transfert de charge
Dans certains cas, de l'argent peut "arriver" sur le compte de trésorerie sans que cela soit pour autant une recette issue d'une facturation client. C'est le cas par exemple :
- Lorsqu'une assurance rembourse un sinistre,
- Lorsque des utilisateurs bénéficient d'une subvention attribuée par leur fédération et qui est versée sur le compte de leur de leur structure
L'écriture de transfert de charge correspond alors à enregistrer :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Trésorerie (512) | 100.00 € | |
| Transfert de charge (791) | 100.00 € |
Il n'y a pas d'opération de TVA à associer.
Écritures de fin d'exercice avant la clôture de la comptabilité
OpenFlyers n'implémente pas de fonctionnalité permettant de générer automatiquement les écritures de fin d'année à passer en comptabilité hormis l'écriture d'apurement du compte de résultat. Il peut être nécessaire de faire appel à un expert-comptable.
Entre autre, il faut penser à :
- Calculer le solde de TVA lorsque la structure est soumise à la TVA
- Corriger éventuellement les ventilations des salaires et charges sociales
- Transférer les produits et charges constatées d'avance
- Passer les amortissements et provisions pour charge
- Passer l'écriture d'apurement des comptes de résultat qui peut se faire dans OpenFlyers grâce à la fonction Solder les comptes.
Écriture d'apurement des comptes de résultat
L'écriture d’apurement des comptes de charges (6x) et de produits (7x) se fait après édition du compte de résultat au 31 décembre de l'année considérée.
Le but est de solder (=mettre à 0) tous les comptes de résultat et d'injecter le résultat de l'exercice dans le compte 129000 (perte) ou 120000 (bénéfice).
OpenFlyers intègre un module permettant d'effectuer cette opération semi-automatiquement.
Écriture de report à nouveau
Cette écriture n'a pas besoin d'être passée dans OpenFlyers lorsqu'on ouvre un nouvel exercice Comptable. En effet, les à nouveaux sont repris automatiquement du solde de l'exercice précédent.
Cependant, lorsqu'on crée de nouveaux comptes, lorsqu'on met en place la comptabilité dans OpenFlyers, il peut être nécessaire de passer une ou plusieurs écritures de report d'à nouveau. Il s'agit de saisir un flux en effectuant un mouvement entre un compte bilan 110000 "Report à nouveau" et le ou les comptes concernés.
Écritures de transfert des produits et charges constatées d'avance
L'idéal est d'avoir des comptes produits dédiés pour recevoir les ventes correspondant à des produits constatés d'avance. Il en est de même pour les comptes de charges.
Ainsi, supposons que nous ayons un compte produit Cotisation N+1 recevant les produits des cotisations valables pour l'année suivante. En fin d'année, ce compte produit à un solde X. Il faut transférer le montant de ce solde sur un compte de produits constatés d'avance :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Cotisations N+1 (compte de produit) | X € | |
| Produits constatés d'avances (compte de tiers 487) | X € |
Après l'ouverture du nouvel exercice, il faudra réaffecter les produits/charges constatées d'avances.
Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité
Écritures de réaffectation des produits/charges constatées d'avances
Avant la clôture de la comptabilité, s'il a été nécessaire de transférer des produits ou charges constatées d'avances, alors après l'ouverture de la comptabilité, il faut réaffecter ces montants sur les comptes produits "normaux".
Ainsi, supposons que nous ayons passé un mouvement de X € entre le compte produit Cotisations N+1 et le compte de produits constatés d'avance. Alors il faudra réaffecter ce même montant sur le compte produit Cotisations N :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Produits constatés d'avances (compte de tiers 487) | X € | |
| Cotisations (compte de produit) | X € |