Présentation

L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de comptabilité dans la version 4 d'OpenFlyers.

Définitions

Compte d'export

Pour chaque compte, il faut préciser un compte d'export qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

Opérations sur les comptes

Créer un compte

Créer un compte ressource

Pour créer un compte ressource, il faut :

Aller sur la page Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef.
Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

Créer un compte utilisateur

Pour créer un compte utilisateur, il faut :

Aller sur la page Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur.
Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

Créer un compte non-ressource non-utilisateur

Pour créer un compte, il faut :

Aller sur la page Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes.
En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
Cliquer sur le bouton Ajouter

Créer un type de compte

Créer un type de compte ressource

Pour créer un type de compte ressource, il faut :

Aller sur la page Admin > Comptes > Aéronefs > Types de compte actifs puis cliquer sur le bouton Ajouter un compte.
Saisir les champs du formulaire et valider .

Désactiver un compte

Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :

le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
le solde du compte doit être à 0
les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées, exportées et enregistrées comme telles, c'est à dire qu'elles ne pourront plus être exportées.

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

Lister les comptes

Aller sur la page Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef pour obtenir les comptes ressource
Aller sur la page Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur pour obtenir les comptes utilisateur
Aller sur la page Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la date et l'heure courante. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Saisie d'écritures comptables

Saisie d'un flux

Aller dans Admin > Comptes > Saisir un flux
Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
Remplir le champ commentaires
Choisir une date comptable dans le champ Date comptable en cliquant sur l'icône associée.
Cliquer sur le bouton Valider

Validation d'un flux

Aller dans Admin > Comptes > Valider les flux
Cocher dans la 1ère colonne Pointer les lignes à valider
Cliquer sur le bouton Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)

Annuler l'effet d'une écriture comptable

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la traçabilité des écritures. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut saisir un flux en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut saisir un flux qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

Cette solution permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

Saisie d'un avoir client

Il faut saisir un flux qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

Solder un compte

Pour solder un compte, il faut saisir un flux avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des opérations indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :

dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

Retrouver les flux supprimés sans permission

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :

Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports Admin > Rapports > Structure > Visualiser.
Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

Opérations sur les tarifs

Mettre à jour les tarifs

Aller sur la page Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix

File:Menu vente prix actualisation des prix.png

Cliquer sur le bouton Modifier en bas du tableau.

File:Tableau vente prix actualisation de prix.png

Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

Attention: si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans Admin > Comptes > Gestion & Export) et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Factures fournisseurs

Saisie des factures fournisseurs

Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php

Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu Admin :
Cliquer sur le menu Achats > Saisie Factures fournisseurs.
Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :

Soit le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant
Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de le faire directement en saisissant la facture.

Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré

Sélectionner le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :

Reporter sur la facture originale le numéro de pointage qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
Cocher "J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
Le champ Description permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu Données/Affichage puis de modifier le contenu du champ fiche personnelle/Patron de format de date.
Renseigner le montant hors taxe
Renseigner la TVA (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
Cliquer sur Valider ou Valider et Saisir le suivant si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau

Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

File:Saisie_facture_ fournisseur_vierge.png

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace Autre... par un choix proposé. A contrario, en laissant Autre... ou Associer un nouveau compte (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :

le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser associer un nouveau compte au champ Type de facture fournisseur et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant Nom de type de facture
Ensuite, dans le champ Fournisseur, là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
- Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ Fournisseur et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant Nom du fournisseur disparaitra)
- Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ Fournisseur et il faut dans ce cas :
  - Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un Budget à attribuer' au fournisseur ou laisser Aucun budget. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget Fournisseurs.
  - Renseigner le champ Nom du fournisseur qui doit correspondre au fournisseur souhaité
  - Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
    - Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ Compte du fournisseur
    - Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ Compte fournisseur d'export. On peut, par exemple, saisir 401NOMDUFOURNISSEUR dans le cas du plan comptable français.
  - Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est Budget à attribuer et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au Nom du fournisseur. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
Dans le champ Compte de charge, 2 cas peuvent se présenter :
- Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
- Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
  - Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un Budget à attribuer au compte de charge que l'on crée ou laisser Aucun budget. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
  - Renseigner le champ Nom du compte avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
  - Renseigner le champ Compte d'export avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
Si la gestion de la TVA est activée, le champ Compte TVA du type de facture est présent et 2 cas peuvent se présenter :
- Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
- Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
  - Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un Budget à attribuer au compte de TVA que l'on crée ou laisser Aucun budget. On peut, par exemple, sélectionner un budget TVA Fournisseur
  - Renseigner le champ Nom de compte TVA. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : TVA déductible sur autres biens et services
  - Renseigner le champ Compte TVA d'export. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : 445660.
Le reste de la saisie s'effectue comme pour la saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré.

Suppression d'une facture fournisseur

Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :

Aller dans le menu Achats/Liste des factures fournisseurs ;

Rechercher le numéro de pointage de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

Suppression d'un type de facture fournisseur

Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

Aller dans le menu Achats/Types de factures fournisseurs ;

Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne Nom ;

Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Saisie d'un paiement à un fournisseur

Aller dans Comptes > Saisir un flux
Sur la première ligne :
- dans la colonne Compte sélectionner le compte du fournisseur
- dans la colonne Débit saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
Sur la deuxième ligne :
- dans la colonne Compte sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
- cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
Dans le champ Commentaires saisir un texte libre
Ne pas oublier de renseigner le champ Date comptable
Cliquer sur le bouton Valider

Bon de commande et facture clients

Visualiser des factures au format PDF

Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://demo.openflyers.fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un modèle de facture qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :

les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
- depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu Comptes/Acheter ;

les validités qui ont été achetées/renouvelées
les vols.
- Aller dans le menu Comptes/Etat/Pilote et se rendre dans la colonne numéro de pointage ou de facture

Importer son modèle de facture

/!\ En important un modèle de facture, ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF

Aller dans Admin > Configuration > Import de template ODT :

File:Configuration import de templates odt.png

Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
page 1 : Facture client

page 2 : Duplicata de la facture client
Importer le fichier
Cocher Facturation client
Valider

Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC

Les différents montants sont calculés de la sorte :

Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
- comptes de catégorie TVA
- produits de type de vente TVA
Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
- comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
- produits qui ne sont pas de type de vente TVA
Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

Relevés de factures clients

Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

Formulaire de sélection

Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.

Aller dans Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients
Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
Valider pour accéder aux factures à exporter

Tableau de factures à exporter

Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.

Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
Cliquer sur le bouton Générer PDF en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
Cliquer sur le bouton Sauver dans un fichier CSV en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

Gestion des règlements clients

Saisir un encaissement

Cf. les mouvements associés à un encaissement client pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

Attention : seuls les comptes clients et les comptes utilisateurs peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.

Comptes > Approvisionner ou Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement
Comptes clients :
- Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné Utilisateur
- Sinon, sélectionner Non-utilisateur
Date du paiement :
- pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
- pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
- pour les paiements par virement on met la date du virement.
Encaissement de l'utilisateur : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement

ou

Compte à créditer : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"

Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.

Montant : indiquer le montant du paiement
Cliquer sur le bouton Valider ou le bouton VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT

Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs

Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client.

Validation des règlements clients

Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais Une fois la validation effectuée il n'est plus possible de revenir en arrière.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "Valider les encaissements".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :

Récupérer les chèques et espèces à valider
Classer les chèques par ordre de date.
Aller dans la page Admin > Comptes > Pointer > Chèques
Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
Supprimer les saisies inopportunes.
Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur Éditer le bordereau de remise.
On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur Fichier > Imprimer.
Valider le bordereau. "Attention, cette action est irréversible"
Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

Cas particuliers

Ecritures manuelles dans le cadre d'une facturation automatique à un organisme tiers

Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la situation comptable souhaitée.

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de saisir un flux qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'initialisation d'un quota mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

Gestion des baptêmes

Utiliser le paramétrage préconisé des baptêmes

On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre. Lorsqu'un baptême est effectué :

Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").

Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :

Tarif solo : 100 €/h
Tarif baptême : 60 €
Vol effectué de 30 minutes

Alors :

En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.

A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

Les taxes

Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers

Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :

La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

Les exports comptables

OpenFlyers permet d'exporter uniquement les écritures validées et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si les écritures de fin d'année doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'année seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel.

Chronologie classique des opérations à effectuer :

Validation des écritures (heures de vols, encaissements, factures fournisseurs et flux divers)
Export/import dans un logiciel de comptabilité
Écritures de fin d'année
Validation des écritures de fin d'année
Ultime export pour stockage des écritures en les marquant comme exportées dans OpenFlyers en cochant Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)
Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable.

Attribuer les comptes d'export

Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources

Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :

soit par édition du compte d'export de chaque compte individuellement
soit par mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs

Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources

Aller dans Admin > Comptes > Membres > Comptes membres ou Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef
Retrouver le compte souhaité
Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources

Aller dans Admin > Comptes > Utilisateurs > Types de compte actifs ou Admin > Comptes > Aéronefs > Types de compte actifs selon le cas.
Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
Renseigner le champ Patron de code comptable pour l'exportation (cf. les exemples ci-dessous).
Cliquer sur le bouton Valider.

Il faut ensuite appliquer le patron :

Aller dans Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer les comptes d'export ou dans Admin > Comptes > Aéronefs > Gérer les comptes d'export selon le cas.
Dans le champ Appliquer la mise à jour sur les types de comptes sélectionner le type de compte concerné. Le champ Formule à appliquer doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner Tous les comptes. Sinon, sélectionner Uniquement les comptes sans numéro d'export.
Cliquer sur le bouton Appliquer.

On peut utiliser les wildcards suivants :

- %MEMBER_NUM
- %LASTNAME
- %FIRSTNAME
- %ACCOUNT_TYPE
- %AUTO_INCREMENT
- %AUTHENTICATION_LOGIN
- %RESOURCE_NAME

On peut utiliser les fonctions suivantes : - substr - strtolower - strtoupper

Exemples :

- 411+%LASTNAME vous créera un compte d'export 411dupont,411dupond,....
- 411+%MEMBER_NUM vous créera un compte d'export 411XXXXX,.... (l'intitulé XXXXXX est le champ Numéro de membre qui est inscrit sur la fiche personnelle de vos adhérents. A vous de vérifier l'unicité de cette valeurs)
- 411+%LASTNAME+substr(%FIRSTNAME,0,1) vous créera un compte d'export 411dupontf,411dupontt,....
- 411+%ACCOUNT_TYPEE vous créera un compte d'export 41100045,4110005,.... Le numéro ACCOUNT est interne à OF et il sera unique
- 411+%AUTO_INCRENENT vous créera un compte d'export : 41100001, 41100002,....,4110000x

Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource

Aller dans Comptes > Liste les comptes > Tous les comptes
Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champs (javascript doit être activé sur l'ordinateur)

Retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export

Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :

"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"

Cela veut dire qu'il y a au moins un vol, un paiement ou un transfert de compte qui date du 6 janvier 2008 qui n'a pas été validé.

Pour voir directement les écritures non validées, il suffit d'aller dans Comptes > Mouvements puis de rechercher l'écriture de la date considérée. Son contenu vous permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement ou d'un flux.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans Admin > Vols > Liste des vols puis Valider les vols sélectionnés pour chaque aéronef.

Pour vérifier les encaissements restant à valider, il suffit d'aller dans Admin > Comptes > Pointer et choisir chaque type de paiement.

Pour vérifier les transferts, il suffit d'aller dans Admin > Comptes > Valider les flux puis valider les transferts.

Pour vérifier les factures, il faut aller dans Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs.

Pour vérifier les ventes, il faut aller soit :

dans Comptes > Acheter puis sélectionner un utilisateur. Cliquer sur Voir le panier puis Valider tous les achats.
dans Admin > Ventes > Valider les ventes. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis Pointer les entrées sélectionnées.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

Réaliser l'export comptable

Pour exporter la comptabilité, il faut :

se connecter à la plateforme OpenFlyers
Aller côté Admin
Puis Comptes > Gestion / Export

Le tableau Statistiques donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors trouver les écritures non validées et les valider. Là, 2 formulaires apparaissent l'un au-dessous de l'autre :

Le 1er concerne la Gestion de l'exercice comptable
Le 2nd concerne s'intitule Export de la comptabilité

Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans valeur d'export c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans Comptes > Lister les comptes puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.

Cocher ou non Marquer les écritures.
L'export s'effectue en cliquant sur le bouton Exporter de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.

Remarques :

Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

Traiter une alerte "Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export"

Si dans Comptes > Gestion / Export, vous avez une alerte qui indique :

Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)

Alors avant de pouvoir réaliser l'export il faut définir un code compte d'export pour le ou les comptes considérés :

Aller dans Comptes > Lister les comptes > Compte Y où Y correspond au type de compte Y de l'alerte
Identifier la ligne correspond au compte concerné (les comptes sont classés par ordre alphabétique)
Renseigner le champ de la ligne du compte et de la colonne Compte d'export puis cliquer en dehors du tableau pour permettre l'enregistrement de cette valeur

Marquer les écritures lors de l'export

Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :

Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau).

Il est conseillé de toujours procéder à 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

Écritures de fin d'année

Passage d'un exercice comptable à l'autre

Lors du changement d'exercice comptable, il est nécessaire d'effectuer certaines opérations comptables dans OpenFlyers et de procéder à la clôture de l'exercice précédent.

Ces opérations n'ont pas besoin d'être effectuées dès le changement d'exercice. En effet, il est possible de continuer à saisir sur le nouvel exercice sans que le précédent soit clôturer.

Cependant, nous recommandons de ne pas tarder car l'une des actions à effectuer consiste à ramener le solde des comptes de charges et de produits à 0. Or cette opération est plus simple s'il n'y a pas encore eu d'écriture sur le nouvel exercice.

OpenFlyers affiche une alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours, c'est à dire 35/36 jours après la fin d'un exercice annuel.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, la clôture OpenFlyers doit être faite après la clôture de la comptabilité dans ce logiciel. il est ainsi possible de vérifier que l'A nouveaux est identique dans la 2 logiciels en allant dans Admin > Rapports > Structure > Visualiser et en visualisant le rapport Carry forwards.

OpenFlyers n'implémente pas de fonctionnalité permettant de générer automatiquement les écritures du bilan (amortissements, report à nouveau, etc.). Mais cela peut se faire manuellement en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il faut quand même faire l'export et l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) en vu de leur conservation.

Pour clôturer un exercice il faut que :

toutes les écritures du bilan aient été saisies
toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
tous les comptes aient un compte d'export,
toutes les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin > Comptes > Gestion / Export. Au début de la page apparait un tableau Statistiques :

Selon l'état des opérations déjà effectuées sur la plateforme, il est possible ou non de clôturer. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice. Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car il y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique Comment exporter les écritures.

Utilisation de la comptabilité